Ένα σύστημα απογραφής περιουσιακών στοιχείων είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για να βοηθήσει μια εταιρεία να παρακολουθεί τα περιουσιακά της στοιχεία βοηθώντας μια εταιρεία να καταγράφει τα περιουσιακά της στοιχεία και να παρακολουθεί πού πηγαίνουν τα περιουσιακά στοιχεία. Γενικά, τα περιουσιακά στοιχεία που παρακολουθούνται από αυτόν τον τύπο συστήματος περιλαμβάνουν φυσικά περιουσιακά στοιχεία καθώς και πνευματικές και τεχνολογικές ιδιότητες, αλλά αυτός ο τύπος συστήματος μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων κεφαλαίου, πιο κοινά γνωστά ως χρήματα. Ένα σύστημα απογραφής περιουσιακών στοιχείων χρησιμοποιείται συχνότερα στον τομέα της διαχείρισης αποθεμάτων ή της παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων. Εμφανίζεται συχνότερα σε χρήση σε καταστήματα που μεταφέρουν φυσικά προϊόντα.
Αν και ορισμένες εταιρείες ενδέχεται να χρησιμοποιούν τεχνικές συστημάτων απογραφής περιουσιακών στοιχείων εκτός λογισμικού, τα συστήματα απογραφής περιουσιακών στοιχείων είναι συνήθως προγράμματα λογισμικού. Οι τύποι εξοπλισμού που παρακολουθούνται από συστήματα απογραφής περιουσιακών στοιχείων μπορεί να περιλαμβάνουν εταιρικά μηχανήματα, οχήματα και ακίνητα, αλλά μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν διπλώματα ευρεσιτεχνίας, λογισμικό και οποιαδήποτε πληροφορία είναι πολύτιμη για μια εταιρεία. Η παρακολούθηση αυτών των περιουσιακών στοιχείων με χρήση αυτού του τύπου συστήματος μπορεί να διασφαλίσει ότι μια εταιρεία έχει αρκετά στη διάθεσή της χωρίς να επιβαρυνθεί με το πρόσθετο κόστος διατήρησης επιπλέον περιουσιακών στοιχείων για να αποφευχθεί η εξάντληση. Αντίθετα, αυτός ο τύπος συστήματος, όταν χρησιμοποιείται σωστά, θα ενημερώνει τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης που παρακολουθεί τα περιουσιακά στοιχεία ακριβώς πόσα από τα είδη των περιουσιακών στοιχείων είναι διαθέσιμα για χρήση.
Ένα σύστημα απογραφής περιουσιακών στοιχείων είναι μέρος ενός μεγαλύτερου συστήματος που έχει σχεδιαστεί για την παρακολούθηση και την προστασία περιουσιακών στοιχείων εντός μιας εταιρείας και χρησιμοποιείται συχνά ως μέρος της πρόληψης ζημιών. Χωρίς ένα σύστημα απογραφής περιουσιακών στοιχείων, μια εταιρεία δεν θα γνωρίζει ποια περιουσιακά στοιχεία έχει διαθέσιμα για χρήση. Η έλλειψη πληροφοριών σχετικά με τα περιουσιακά στοιχεία που κατέχει μια εταιρεία μπορεί να διευκολύνει τους αδίστακτους υπαλλήλους να πάρουν ή να κάνουν μη εξουσιοδοτημένη χρήση περιουσιακών στοιχείων που ανήκουν σε μια εταιρεία. Αυτός ο τύπος συστήματος μπορεί επίσης να βοηθήσει μια εταιρεία να εντοπίσει ποιος από τους υπαλλήλους της χρησιμοποίησε τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας και πότε, ώστε να μπορεί να εντοπιστεί αξιόπιστα η ζημιά ή η κακή χρήση στον ένοχο.
Οι τύποι συστημάτων απογραφής περιουσιακών στοιχείων μπορεί να περιλαμβάνουν συστήματα απογραφής παγίων στοιχείων, συστήματα απογραφής υπηρεσιών πληροφοριών και συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων. Εκτός από την παρακολούθηση των περιουσιακών στοιχείων που διαθέτει μια εταιρεία, τα συστήματα απογραφής περιουσιακών στοιχείων μπορούν να δώσουν σε μια εταιρεία πληροφορίες σχετικά με το πώς και πότε χρησιμοποιούνται τα περιουσιακά στοιχεία σε μια εταιρεία. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν μια εταιρεία χειρίζεται τις πωλήσεις ενός προϊόντος, επειδή μπορεί να δώσει στην εταιρεία πληροφορίες σχετικά με το τι πουλά και πότε είναι πιθανό να πουλήσει.
Το λογισμικό συστήματος απογραφής περιουσιακών στοιχείων μπορεί να βοηθήσει πολύ στη διευκόλυνση της δύσκολης διαδικασίας απογραφής της περιουσίας μιας εταιρείας. Τα περισσότερα λογισμικά αυτού του τύπου επιτρέπουν σε έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης να κάνει check-in και να παρακολουθεί τη διαθεσιμότητα των περιουσιακών στοιχείων. Μερικές φορές, ένα σύστημα απογραφής περιουσιακών στοιχείων περιλαμβάνει μέσα για την ευκολότερη καταγραφή των περιουσιακών στοιχείων σε ένα σύστημα, όπως σάρωση γραμμωτού κώδικα και αριθμητική εισαγωγή. Το λογισμικό συστήματος απογραφής περιουσιακών στοιχείων λιανικής μπορεί επίσης να ενσωματωθεί με το σύστημα πωλήσεων ενός καταστήματος για να παρέχει ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με τα διαθέσιμα περιουσιακά στοιχεία προϊόντων σε μια εταιρεία.