Κάτοχος αρχείου είναι το άτομο που είναι καταχωρισμένο στα δημόσια αρχεία ως κάτοχος ενός περιουσιακού στοιχείου όπως ακίνητη περιουσία, υποθήκη ή μετοχές και ομόλογα. Πολλά διαφορετικά ονόματα χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό του κατόχου του αρχείου, με μερικά από αυτά να σχετίζονται ειδικά με έναν συγκεκριμένο τύπο εκμετάλλευσης. Για παράδειγμα, ένα άτομο που κατέχει μετοχές μπορεί να αναφέρεται ως μέτοχος ιστορικού ή μέτοχος.
Ο κάτοχος του αρχείου έχει πλήρη δικαιώματα για τη χρήση οποιωνδήποτε περιουσιακών στοιχείων που διατηρούνται στο όνομά του. Στην περίπτωση της ακίνητης περιουσίας, ο ιδιοκτήτης μπορεί να κάνει βελτιώσεις στο ακίνητο ή ακόμα και να πουλήσει το περιουσιακό στοιχείο εάν το επιθυμεί. Εφόσον ο ιδιοκτήτης έχει τον πλήρη έλεγχο της ακίνητης περιουσίας, δεν χρειάζεται να ζητήσει άδεια από οποιοδήποτε άλλο μέρος, υποθέτοντας ότι οι δραστηριότητες πληρούν τους κανονισμούς και τα πρότυπα που ορίζει η τοπική κοινότητα.
Το ίδιο ισχύει όταν εμπλέκονται άλλα περιουσιακά στοιχεία, όπως μετοχές μετοχών. Ένας κάτοχος αρχείου μπορεί να λάβει μέτρα για να πουλήσει τυχόν μετοχές που έχει στην κατοχή του ή να τις διατηρήσει μακροπρόθεσμα. Υποθέτοντας ότι ο ιδιοκτήτης είναι εγγεγραμμένος κάτοχος, ο επενδυτής μπορεί επίσης συνήθως να συμμετέχει σε οποιεσδήποτε ενέργειες ψηφοφορίας που περιλαμβάνουν επενδυτές που κατέχουν αυτόν τον συγκεκριμένο τύπο μετοχών. Ένας εγγεγραμμένος κάτοχος λαμβάνει επίσης πληρωμές μερισμάτων καθώς και οποιεσδήποτε άλλες διανομές που αφορούν αυτές τις μετοχές.
Μαζί με τα δικαιώματα και τα προνόμια, ο κάτοχος αρχείων έχει επίσης ευθύνες που αφορούν τα ιδιόκτητα περιουσιακά στοιχεία. Όσον αφορά τα ακίνητα, υπάρχει συνήθως η απαίτηση να πληρωθούν φόροι ιδιοκτησίας σε τοπικές δικαιοδοσίες, με αυτούς τους φόρους να οφείλονται σε ετήσια ή εξαμηνιαία βάση. Πολλές δικαιοδοσίες σήμερα απαιτούν επίσης από τους ιδιοκτήτες κατοικιών να διατηρούν ασφάλιση για την ιδιοκτησία και οποιεσδήποτε κατασκευές επί του εδάφους. Η αδυναμία πληρωμής των φόρων μπορεί να οδηγήσει σε καταστάσεις όπου η τοπική δικαιοδοσία δεσμεύει το ακίνητο ως μέσο διακανονισμού της φορολογικής οφειλής. Με παρόμοιο τρόπο, μια αδυναμία διατήρησης της ασφάλισης κατοικίας μπορεί να οδηγήσει σε αύξηση αυτών των φόρων ή ενδεχομένως σε κάποιο είδος προστίμου.
Μπορεί επίσης να ζητηθεί από τον κάτοχο του αρχείου ιδιοκτησίας να διατηρήσει τους χώρους με τρόπο που να είναι σύμφωνος με τα πρότυπα που ορίζονται από την τοπική δικαιοδοσία. Σε αντίθετη περίπτωση ενδέχεται να επιβληθούν πρόστιμα και άλλου είδους νομικές ενέργειες, μέχρι και την κατάσχεση της περιουσίας. Για παράδειγμα, εάν ο ιδιοκτήτης ενός κενού οικοπέδου που βρίσκεται σε οικιστικό τμήμα μιας πόλης αποτύχει να διατηρήσει τους χώρους καθαρισμένους και κουρεμένους, η πόλη μπορεί να έχει το δικαίωμα να καθαρίσει το ακίνητο και να χρεώσει τον κάτοχο του αρχείου για τον καθαρισμό. Σε περίπτωση που ο ιδιοκτήτης δεν πληρώσει το λογαριασμό, η πόλη μπορεί να εκδώσει πρόσθετα πρόστιμα ή ενδεχομένως να λάβει μέτρα για την κατάσχεση του ακινήτου έως ότου ο ιδιοκτήτης αποζημιώσει πλήρως την πόλη για το έργο και τυχόν συσσωρευμένα πρόστιμα.