Οι προϋπολογισμοί που τροποποιούνται συνεχώς ονομάζονται κυλιόμενοι προϋπολογισμοί. Ο κυλιόμενος προϋπολογισμός ορίζεται για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο και στη συνέχεια τροποποιείται όταν λήξει αυτή η χρονική περίοδος. Οι κυλιόμενοι προϋπολογισμοί είναι πιο ευέλικτοι από τους τυπικούς προϋπολογισμούς, επειδή λαμβάνουν υπόψη τις διακυμάνσεις στα έσοδα και τις δαπάνες.
Ένας προϋπολογισμός καθορίζει το χρηματικό ποσό που ελέγχει μια οντότητα, πώς σκοπεύει να τα ξοδέψει και πώς θα χρηματοδοτηθούν τα χρήματα. Οι προϋπολογισμοί αναλύονται σε υποενότητες με τον συνολικό προϋπολογισμό να ονομάζεται κύριος προϋπολογισμός. Ο κύριος προϋπολογισμός απαιτεί ισολογισμό και κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Οι υποενότητες περιλαμβάνουν τους προϋπολογισμούς και τις δαπάνες των τμημάτων.
Η διακύμανση προκαλείται από ένα στοιχείο του προϋπολογισμού που κοστίζει περισσότερο ή λιγότερο από το αναμενόμενο ή από το εισόδημα που είναι υψηλότερο ή χαμηλότερο από το αναμενόμενο. Οι συνήθεις αιτίες διακύμανσης περιλαμβάνουν την επιβράδυνση της παραγωγικότητας, τις μειωμένες πωλήσεις και τις αλλαγές στο κόστος των πρώτων υλών. Οι καλά κατασκευασμένοι προϋπολογισμοί προσπαθούν να προβλέψουν τη διακύμανση προσθέτοντας κονδύλια έκτακτης ανάγκης ή υποτιμώντας τα έσοδα με την ελπίδα να ξεπεράσουν τις προσδοκίες.
Κάθε κυλιόμενος προϋπολογισμός καλύπτει ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο. Αυτές μπορεί να είναι τριμηνιαίες, ετήσιες ή κατανεμημένες σε μια πολυετή περίοδο και οι τροποποιήσεις στον προϋπολογισμό γίνονται σε τακτά χρονικά διαστήματα εντός αυτών των χρονικών πλαισίων. Για παράδειγμα, εάν ένας κυλιόμενος προϋπολογισμός ορίζεται ετησίως μεταξύ Απριλίου και Μαρτίου, τότε αυτός τροποποιείται κάθε μήνα. Ο τροποποιημένος προϋπολογισμός ισχύει επίσης για 12 μήνες, επομένως τα επόμενα έτη μπορεί να έχουν διαφορετικό εύρος, όπως από τον Απρίλιο έως τον Μάρτιο και από τον Μάιο έως τον Απρίλιο του επόμενου έτους.
Χρησιμοποιώντας έναν κυλιόμενο προϋπολογισμό, μια επιχείρηση ή μια οντότητα μπορεί να προσθέσει έναν επιπλέον βαθμό ευελιξίας. Αυτό μπορεί να τους επιτρέψει να αντιδρούν καλύτερα στις αλλαγές κόστους και εσόδων. Για παράδειγμα, το κόστος του πετρελαίου προκαλεί ανησυχία για πολλές εταιρείες. Εάν μια μεταφορική εταιρεία προϋπολογίζει 2.50 $ USD ανά γαλόνι βενζίνης, αλλά οι τιμές αυξηθούν σε $3.00 USD ανά γαλόνι, τότε η απόκλιση μπορεί να αποδειχθεί ακριβή.
Ένας τυπικός προϋπολογισμός θα μπορούσε να εξυπηρετήσει αυτού του είδους τις απροσδόκητες αλλαγές κόστους μεταφέροντας χρήματα στον προϋπολογισμό καυσίμων από ένα αποθεματικό ή ταμείο έκτακτης ανάγκης. Το ποσό αυτό θα υπολογιστεί για το υπόλοιπο του προϋπολογισμού. Ωστόσο, με κυλιόμενο προϋπολογισμό, ο τροποποιημένος προϋπολογισμός θα προβλέπει τη δαπάνη καυσίμων για υψηλότερες τιμές σε περίοδο 12 μηνών. Εάν αργότερα οι τιμές μειωθούν, τότε ο προϋπολογισμός θα τροποποιηθεί εκ νέου με μικρότερο προϋπολογισμό καυσίμων.