Ένας λογαριασμός ελέγχου είναι ένας συνοπτικός λογαριασμός σε ένα οικονομικό γενικό καθολικό που συγκεντρώνει τις λεπτομέρειες ενός λογαριασμού σε ένα θυγατρικό καθολικό — τα γενικά καθολικά παρακολουθούν όλες τις οικονομικές συναλλαγές εντός μιας εταιρείας. Οι πληροφορίες που διαχειρίζονται σε ένα θυγατρικό καθολικό είναι οι λεπτομέρειες που υποστηρίζουν τις πληροφορίες στο γενικό καθολικό. Τα θυγατρικά λογιστικά βιβλία χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση μιας ποικιλίας στοιχείων που συσσωρεύονται σε ένα γενικό καθολικό, συμπεριλαμβανομένων των εισπρακτέων λογαριασμών, των πληρωτέων λογαριασμών, του αποθέματος και των εσόδων. Εκτός από τα ποσά των συναλλαγών, τα λογιστικά βιβλία της θυγατρικής θα περιλαμβάνουν συχνά ονόματα, τοποθεσίες, περιγραφές και ημερομηνίες. Κάθε ένα από τα στοιχεία του θυγατρικού καθολικού θα έχει συνήθως έναν λογαριασμό ελέγχου στο γενικό καθολικό.
Τα λογιστικά τμήματα χρησιμοποιούν τα δοκιμαστικά υπόλοιπα που δημιουργούνται από το γενικό καθολικό όταν συγκεντρώνουν μηνιαία, τριμηνιαία και ετήσια οικονομικά στοιχεία. Γενικά, τα λογιστικά τμήματα σπάνια απαιτούν τον τύπο των λεπτομερειών που παρακολουθούνται σε ένα καθολικό θυγατρικής. Για παράδειγμα, ένα τμήμα εισπρακτέων λογαριασμών θα πρέπει να μπορεί να έχει πρόσβαση σε πληροφορίες πελατών, όπως έναν αριθμό τηλεφώνου, προκειμένου να επικοινωνήσει ενδεχομένως με έναν πελάτη σχετικά με απλήρωτα υπόλοιπα. Το λογιστήριο, ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις, θα προτιμούσε να βλέπει τα σύνολα των εκκρεμών απαιτήσεων και όχι τις πληροφορίες πελατών που συνδέονται με συγκεκριμένες συναλλαγές. Κάθε φορά που ένα τμήμα εισπρακτέων λογαριασμών ενημερώνει ένα οφειλόμενο ποσό σε ένα αρχείο πελατών, ο λογαριασμός ελέγχου στο γενικό καθολικό ενημερώνεται με την αλλαγή, η οποία παρέχει άμεσα διαθέσιμη πρόσβαση στο σύνολο των εισπρακτέων λογαριασμών.
Ένας λογαριασμός ελέγχου ενημερώνεται όταν τα λογιστικά βιβλία της θυγατρικής μεταφέρουν συστηματικά πληροφορίες στο γενικό καθολικό. Ο χρόνος των ενημερώσεων για τον έλεγχο των λογαριασμών εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, συμπεριλαμβανομένης της πολυπλοκότητας των εμπλεκόμενων συστημάτων, του μεγέθους της εταιρείας, ακόμη και του προγραμματισμού των δραστηριοτήτων κλεισίματος της λογιστικής στο τέλος του μήνα. Σε μεγαλύτερες εταιρείες, το σύστημα γενικής λογιστικής θα είναι συνήθως το δικό του ανεξάρτητο σύστημα λογισμικού, ξεχωριστό από τα θυγατρικά λογιστικά βιβλία που παρακολουθούν συναλλαγές για στοιχεία όπως εισπρακτέοι λογαριασμοί ή απόθεμα. Οι λογαριασμοί ελέγχου σε καταστάσεις όπως αυτή ενδέχεται να μην είναι ενημερωμένοι καθ’ όλη τη διάρκεια του μήνα, επειδή ο προγραμματισμός της μεταφοράς πληροφοριών μεταξύ του θυγατρικού καθολικού και του γενικού καθολικού δεν είναι σε πραγματικό χρόνο. Οι μικρότερες επιχειρήσεις μπορεί να μην έχουν το ίδιο πρόβλημα, επειδή τα γενικά και τα θυγατρικά καθολικά θα μπορούσαν να συμπεριληφθούν σε ένα πακέτο λογισμικού.
Ένα από τα πλεονεκτήματα των λογαριασμών ελέγχου είναι η πιθανότητα αύξησης του διαχωρισμού των καθηκόντων, κάτι που είναι χρήσιμο στον περιορισμό των σφαλμάτων και της απάτης. Συχνά, τα άτομα που απαιτούνται για την παρακολούθηση των δεδομένων στα λογιστικά βιβλία της θυγατρικής είναι ξεχωριστά από αυτά που συγκεντρώνουν τα οικονομικά δεδομένα. Ως εκ τούτου, όταν δημιουργούνται οι οικονομικές καταστάσεις, θα πραγματοποιούνται συμφωνίες μεταξύ λογαριασμών ελέγχου και λογιστικών βιβλίων θυγατρικών για να διασφαλιστεί ότι το σωστό υπόλοιπο αναφέρεται για ένα συγκεκριμένο στοιχείο γραμμής. Τελικά, οι λογαριασμοί ελέγχου επιτρέπουν την ευκολότερη και ταχύτερη συγκέντρωση οικονομικών δεδομένων για τα λογιστικά τμήματα.