Σε αντίθεση με τις πιο κοινές ποσοτικές μεθόδους, μια οικονομική ποιοτική κατάσταση απομακρύνεται από τους σκληρούς αριθμούς σε μια περιγραφή του τι σημαίνουν αυτοί οι αριθμοί στον πραγματικό κόσμο. Σε μια ποσοτική δήλωση, η έκθεση μπορεί να δώσει τα ακριβή ετήσια έσοδα της επιχείρησης με ανάλυση τάσεων τα τελευταία αρκετά χρόνια. Μια ποιοτική δήλωση θα έδινε τα έσοδα με μια συζήτηση των συνθηκών που προκάλεσαν σκαμπανεβάσματα και θα παρείχε συγκρίσεις για να δείξει πώς τα πήγε η επιχείρηση σε σχέση με άλλες εταιρείες στον ίδιο τομέα. Με βασικούς όρους, οι ποιοτικές πληροφορίες επιχειρούν να βάλουν τα πάντα στο πλαίσιο, παρέχοντας μια ευρύτερη περιοχή κατανόησης.
Σε πολλές περιπτώσεις, μια ποιοτική δήλωση χρησιμοποιείται ως τρόπος παροχής σημαντικών πληροφοριών σε άτομα χωρίς τις δεξιότητες και το υπόβαθρο να κατανοήσουν πλήρως μια δήλωση σκληρών αριθμών. Όταν μια εταιρεία χρειάζεται να λάβει μια σημαντική απόφαση, τα περισσότερα στελέχη θα έχουν λίγη τύχη να ταξινομήσουν σε σωρούς υπολογιστικών φύλλων. Προκειμένου να παρέχονται οι απαιτούμενες πληροφορίες με σαφήνεια και ταχύτητα, μια ποιοτική αναφορά θα επικεντρωθεί σε σημαντικούς τομείς χωρίς να είναι συντριπτικά γεμάτη δεδομένα.
Οι περισσότερες ποιοτικές δηλώσεις επικεντρώνονται σε τέσσερις βασικούς τομείς: συνάφεια, αξιοπιστία, αναγνωσιμότητα και επικαιρότητα. Μια σχετική αναφορά θα περιέχει μόνο πληροφορίες που σχετίζονται άμεσα με τον σκοπό της δήλωσης. Αν και η γνώση ορισμένων γεγονότων μπορεί να είναι ενδιαφέρουσα για τον αναγνώστη, εάν δεν σχετίζεται άμεσα με το θέμα που εξετάζει, δεν περιλαμβάνεται στην αναφορά. Αυτό απλοποιεί και συντομεύει τη δήλωση.
Η αξιοπιστία είναι η μέθοδος που χρησιμοποιείται σε μια ποιοτική δήλωση που παρέχει τη δυνατότητα άμεσης σύγκρισης πολλαπλών αποσυνδεδεμένων οντοτήτων. Βασικά, αυτό σημαίνει ότι η δήλωση χρησιμοποιεί ένα σύνολο σημείων σύγκρισης μεταξύ μιας εταιρείας και των ανταγωνιστών της που είναι ακριβώς το ίδιο σε κάθε εταιρεία. Για παράδειγμα, εάν η δήλωση συζητά τα κέρδη του Μαρτίου για μια εταιρεία, όλες οι άλλες συγκρίσεις θα είναι έναντι των στοιχείων Μαρτίου σε άλλες εταιρείες.
Το χαρακτηριστικό μιας κοινής ποιοτικής δήλωσης είναι η αναγνωσιμότητα. Αυτά τα έγγραφα παραιτούνται από κοινούς σκληρούς αριθμούς και ανάλυση τάσεων προς όφελος ενός πιο αφηγηματικού εγγράφου. Αυτό σημαίνει ότι, ενώ υπάρχουν ακόμη γραφήματα και γραφήματα, η πλειονότητα των πληροφοριών παρουσιάζεται σε κείμενο. Το κείμενο είναι γραμμένο με τέτοιο τρόπο ώστε ένα άτομο που δεν είναι εξοικειωμένο με τα οικονομικά και τη λογιστική μπορεί να κατανοήσει ακόμα τη ροή του εγγράφου.
Το τελευταίο κοινό χαρακτηριστικό μιας ποιοτικής δήλωσης είναι η επικαιρότητα. Το έγγραφο ασχολείται με πληροφορίες που είναι επίκαιρες και σχετικές με τη δήλωση. Εάν η εταιρεία σκέφτεται να ξεκινήσει μια νέα σειρά προϊόντων, το έγγραφο δεν θα έχει αναφορές ανάλυσης τάσεων για τρία χρόνια πριν. Αυτά τα έγγραφα έχουν δημιουργηθεί για να επιτρέπουν μια γρήγορη απόφαση που βασίζεται σε ενημερωμένες πληροφορίες, τα παλαιότερα δεδομένα γρήγορα γίνονται πολύ παρωχημένα.