Τα διοικητικά έξοδα είναι κόστη που δεν επηρεάζονται σε συγκεκριμένο τομέα της επιχείρησης, όπως το μάρκετινγκ ή η κατασκευή. Είναι σημαντικό να υπάρχει ακριβής προϋπολογισμός για τις διοικητικές δαπάνες, καθώς η διοίκηση μιας επιχείρησης είναι συχνά η καρδιά των αποτελεσματικών λειτουργιών. Για τον υπολογισμό των διοικητικών δαπανών, είναι σημαντικό να τηρούνται καλά αρχεία και να λαμβάνονται υπόψη όλες οι πιθανές μεταβλητές. Με καλά αρχεία, ο υπολογισμός των εξόδων είναι τόσο απλός όσο το άθροισμα των συνόλων αποδείξεων.
Τα πάγια διοικητικά έξοδα είναι αυτά που συνήθως δεν διαφέρουν από μήνα σε μήνα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πράγματα όπως λογαριασμοί τηλεφώνου, μισθός ή δαπάνες ασφάλισης. Ενώ αυτά μπορεί να αλλάζουν περιοδικά, όπως με την πρόσληψη ή την απώλεια ενός υπαλλήλου, αυτά τα κόστη παραμένουν γενικά τα ίδια από μήνα σε μήνα.
Το μεταβλητό κόστος μπορεί να περιλαμβάνει ορισμένες ημι-πάγιες δαπάνες, όπως λογαριασμούς φυσικού αερίου ή ηλεκτρικού ρεύματος. Αν και μπορεί να διαφέρουν ελαφρώς από μήνα σε μήνα, γενικά θα παραμείνουν σε κοντινή απόσταση. Για να υπολογίσετε σωστά το ημι-σταθερό κόστος, προσπαθήστε να δημιουργήσετε ένα μέσο μηνιαίο κόστος αθροίζοντας ένα έτος κόστους και διαιρώντας με το 12. Αυτό θα σας δώσει μια επαρκή εικόνα των μηνιαίων ή τριμηνιαίων εξόδων.
Οι ανάγκες προμήθειας ενδέχεται να αλλάζουν από καιρό σε καιρό, προκαλώντας διακυμάνσεις στα διοικητικά έξοδα. Οι υπολογισμοί προμήθειας μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία όπως χαρτί, τόνερ ή αναλώσιμα αλληλογραφίας, αλλά μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν μεγαλύτερες αγορές όπως νέους υπολογιστές, έπιπλα γραφείου ή φυσικό αέριο για εταιρικά οχήματα. Η καλή τήρηση αρχείων είναι κρίσιμη για την παρακολούθηση τόσο του κόστους όσο και της κανονικότητας των παραγγελιών. Η διατήρηση ενός απλού αρχείου υπολογιστικού φύλλου που παραθέτει τον τύπο αγοράς, την ημερομηνία αγοράς και το κόστος, θα σας βοηθήσει να κάνετε τις δαπάνες προμήθειας εύκολο να συγκεντρωθούν.
Πολλές εταιρείες θα έχουν κάποια διακριτικά διοικητικά κεφάλαια για ορισμένους σκοπούς. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν κεφάλαια για εκπαίδευση ή σεμινάρια, πάρτι διακοπών, μπόνους ή υπηρεσίες εργαζομένων, όπως μηχανήματα αυτόματης πώλησης. Ο καθορισμός ενός προσεκτικού προϋπολογισμού για διακριτικές δαπάνες μπορεί να συμβάλει στη διατήρηση των δαπανών σε ευθυγράμμιση παρέχοντας παράλληλα τις καλύτερες ευκαιρίες για το εργατικό δυναμικό.
Οι επιχειρήσεις μπορεί επίσης μερικές φορές να περιλαμβάνουν προστασία από κακές πληρωμές στα διοικητικά τους έξοδα. Δυστυχώς, σχεδόν κάθε επιχείρηση βρίσκεται κατά καιρούς στη λήψη μιας πλαστής επιταγής ή μιας δόλιας συναλλαγής. Σε περιπτώσεις όπου η δίωξη είναι ανέφικτη ή αδύνατη, τα κεφάλαια κακής πληρωμής μπορούν να βοηθήσουν στο να αποτραπούν τα περιθώρια κέρδους.
Όταν τα διοικητικά έξοδα υπολογίζονται με ακρίβεια και συγκρίνονται με το κέρδος, γίνεται εύκολο να δει κανείς πού μπορούν να γίνουν περικοπές ή επεκτάσεις. Το να γνωρίζετε εάν είναι προσιτό να προσλάβετε άλλον εργαζόμενο, να αναζητήσετε φθηνότερες προμήθειες ή να αναβαθμίσετε συστήματα υπολογιστών, μπορείτε να το κατανοήσετε με μια ματιά εξετάζοντας τον προϋπολογισμό και τις δαπάνες για τη διοίκηση. Οι ειδικοί συνιστούν ότι η καλή παρακολούθηση των διοικητικών εξόδων πρέπει να είναι μια καθημερινή εργασία που παρακολουθείται και εξετάζεται τακτικά για πιθανές βελτιώσεις.