Οι καθαροί εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι η διαφορά μεταξύ των τρεχουσών εκκρεμών απαιτήσεων μιας εταιρείας και της πρόβλεψης για επισφαλείς λογαριασμούς. Οι εταιρείες δημιουργούν μια πρόβλεψη για επισφαλείς λογαριασμούς, καθώς δεν αναμένουν να εισπράξουν το 100 τοις εκατό των εισπρακτέων λογαριασμών τους. Υπάρχουν δύο μέθοδοι για τη δημιουργία του τμήματος πρόβλεψης των καθαρών εισπρακτέων λογαριασμών. Η λήψη ενός ποσοστού των πωλήσεων πίστωσης ή ενός ποσού σε δολάρια από παλαιωμένες απαιτήσεις είναι οι δύο πιο συνηθισμένες μέθοδοι υπολογισμού. Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν οποιαδήποτε μέθοδο παράγει το πιο ακριβές νούμερο.
Οι πωλήσεις με πίστωση πραγματοποιούνται όταν μια εταιρεία επιτρέπει στους πελάτες να αγοράζουν αγαθά για λογαριασμό. Οι περισσότερες εταιρείες θα κρατούν το υπόλοιπο των απαιτήσεων στα βιβλία τους εσωτερικά. Οι λογιστές θα διατηρούν τα υπόλοιπα και θα τα παλαιώνουν κατά ημερομηνία. Οι περισσότερες αναφορές γήρανσης καταγράφουν τα απλήρωτα υπόλοιπα σε προσαυξήσεις 30 ημερών. Οι αναφορές γήρανσης θα αναφέρουν όλα τα υπόλοιπα στις κατηγορίες που ονομάζονται τρέχουσες, 30 ημερών, 60 ημερών, 90 ημερών και 120 ημερών.
Για τον υπολογισμό των καθαρών εισπρακτέων λογαριασμών χρησιμοποιώντας τη μέθοδο του ποσοστού των πωλήσεων, οι εταιρείες πρέπει να επανεξετάσουν τις προηγούμενες εισπράξεις εισπρακτέων λογαριασμών. Αυτό συνήθως παράγει ένα ποσοστό των πωλήσεων πίστωσης που δεν εισπράχθηκε για μια χρονική περίοδο. Ένας λογιστής θα πολλαπλασιάσει τις τρέχουσες πιστωτικές πωλήσεις με αυτό το ποσοστό και θα καθορίσει το ποσό των εισπρακτέων λογαριασμών σε δολάρια που θα είναι μη είσπραξη. Μια ημερολογιακή εγγραφή που δημοσιεύεται στο γενικό καθολικό θα χρεώσει τα έξοδα επισφαλών χρεών και την πιστωτική πρόβλεψη για επισφαλείς λογαριασμούς για το υπολογισμένο ποσό.
Η άλλη μέθοδος υπολογισμού είναι ο προσδιορισμός ενός αριθμού με βάση την έκθεση γήρανσης των εισπρακτέων λογαριασμών. Για παράδειγμα, ένας λογιστής μπορεί απλώς να λάβει όλους τους ανοιχτούς λογαριασμούς 120 ημερών και άνω και να καταχωρήσει αυτό το ποσό ως δικαιώματα για επισφαλείς λογαριασμούς. Το άθροισμα όλων αυτών των λογαριασμών καταχωρείται στο γενικό καθολικό της εταιρείας χρησιμοποιώντας την ίδια ημερολογιακή εγγραφή που παρουσιάστηκε προηγουμένως. Αυτή η διαδικασία μπορεί να είναι μια μηνιαία καταχώριση ημερολογίου προκειμένου να παρουσιαστούν οι πιο ακριβείς καθαροί εισπρακτέοι λογαριασμοί για τις οικονομικές καταστάσεις.
Η δημιουργία πρόβλεψης για επισφαλείς λογαριασμούς δεν σημαίνει ότι είναι αδύνατο για μια εταιρεία να εισπράξει αυτά τα ανεξόφλητα υπόλοιπα. Οι καθαροί εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι απλώς ένας υπολογισμός για την ακρίβεια στη χρηματοοικονομική αναφορά. Εάν μια εταιρεία συλλέξει έναν ανοιχτό λογαριασμό που διαγράφηκε σε επισφαλείς απαιτήσεις, ο λογιστής θα πρέπει να αντιστρέψει την αρχική εγγραφή στο ημερολόγιο. Αυτή η καταχώρηση είναι μια χρέωση στην πρόβλεψη για επισφαλείς λογαριασμούς και μια πίστωση σε έξοδα επισφαλών απαιτήσεων. Ο λογιστής μπορεί στη συνέχεια να καταχωρήσει την είσπραξη της ανεξόφλητης οφειλής και να αφαιρέσει την απαίτηση από τα βιβλία της εταιρείας.