Οι διαχειριστές τεκμηρίωσης είναι συχνά υπεύθυνοι για ομάδες ειδικών καθώς δημιουργούν τεχνική τεκμηρίωση. Οι διευθυντές μπορεί να είναι υπεύθυνοι για τους προϋπολογισμούς των τμημάτων και την ποιότητα της παραγόμενης εργασίας. Η κατανόηση της τεχνολογίας, οι εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας και η ικανότητα συνεργασίας με άλλους είναι χρήσιμες για κάποιον που ενδιαφέρεται για μια καριέρα διαχείρισης τεκμηρίωσης.
Αυτοί οι διευθυντές οδηγούν συχνά ομάδες τεχνικών συγγραφέων και άλλων τεχνικών επικοινωνιών. Ένας διαχειριστής τεκμηρίωσης μπορεί να έχει την ευθύνη για την πρόσληψη και την απόλυση και την αξιολόγηση της απόδοσης των μελών της ομάδας. Επιπλέον, ο διευθυντής μπορεί να αναθέσει εργασία στην ομάδα ειδικών τεκμηρίωσης και να αναπτύξει εκπαιδευτικά σχέδια που θα τους βοηθήσουν να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους.
Άλλες εργασίες που ενδέχεται να εμπίπτουν στον διαχειριστή τεκμηρίωσης περιλαμβάνουν την ανάπτυξη προϋπολογισμού και τη διαχείρισή του. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την εξισορρόπηση του χρόνου που δίνεται στα μέλη της ομάδας για να εργαστούν σε ένα έργο με το επίπεδο ποιότητας που απαιτείται. Ο διευθυντής μπορεί να βοηθήσει στην ανάπτυξη διαδικασιών, διαδικασιών και ποιοτικών προτύπων για την ομάδα της. Σε ορισμένους οργανισμούς, ο διαχειριστής τεκμηρίωσης μπορεί επίσης να βοηθήσει στη δημιουργία τεχνικών επικοινωνιών, όπως έντυπα εγχειρίδια κατάρτισης, ηλεκτρονική βοήθεια και τεχνικές προδιαγραφές.
Αυτός ο τομέας συχνά βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στην τεχνολογία. Ο υπεύθυνος τεκμηρίωσης μπορεί να χρειαστεί να αφιερώσει χρόνο για να μάθει για τις τάσεις που επηρεάζουν τον κλάδο του οργανισμού της και τα εργαλεία και τις διαδικασίες της ομάδας της. Ωστόσο, δεν θα είναι όλες οι τάσεις τεχνικές. Για παράδειγμα, η αύξηση του μεταναστευτικού πληθυσμού μιας περιοχής μπορεί να σημαίνει ότι η τεκμηρίωση πρέπει να διατίθεται σε πολλές γλώσσες και όχι σε μία μόνο.
Κάθε οργανισμός που παράγει τεχνική τεκμηρίωση που πρέπει να δημιουργηθεί, διανεμηθεί και παρακολουθείται μπορεί να απασχολεί διαχειριστές τεκμηρίωσης. Μερικά παραδείγματα αυτών των τύπων οργανισμών περιλαμβάνουν την ανάπτυξη λογισμικού και τις εταιρείες χρησιμότητας. Άλλοι οργανισμοί που ενδέχεται να προσλάβουν τέτοιου είδους διευθυντές είναι κατασκευαστές βιομηχανικών, χημικών ή τεχνικών προϊόντων.
Ένα τετραετές πτυχίο σε σχετικό τομέα όπως επικοινωνίες ή τεχνική γραφή μπορεί να είναι χρήσιμο για κάποιον που ενδιαφέρεται να γίνει διαχειριστής τεκμηρίωσης. Οι δεξιότητες γραφής είναι συνήθως απαραίτητες και οι βασικές δεξιότητες γραφιστικής μπορεί να είναι χρήσιμες. Ο υποψήφιος διευθυντής μπορεί να ξεκινήσει την καριέρα της ως τεχνικός συγγραφέας ή επικοινωνιολόγος. Καθώς αποκτά δεξιότητες και εμπειρία, μπορεί να επιθυμεί να υποβάλει αίτηση για διευθυντικές θέσεις.
Ορισμένα χαρακτηριστικά που είναι χρήσιμα για την αναζήτηση θέσεων διαχείρισης τεκμηρίωσης περιλαμβάνουν προσοχή στη λεπτομέρεια και εξαιρετικές δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας. Ο διευθυντής θα πρέπει να είναι σε θέση να αντιληφθεί γρήγορα τις τεχνικές έννοιες και να τις μεταφράσει με τρόπο που να καταλαβαίνει το μη τεχνικό κοινό. Θα πρέπει να είναι σε θέση να συνεργάζεται αποτελεσματικά με την ομάδα της και άλλους υπαλλήλους. Ο διευθυντής μπορεί να χρειαστεί να διαπραγματευτεί με τους συνομηλίκους του σχετικά με τη βοήθεια των υφισταμένων τους για τη συγγραφή έργων ως ειδικών θεμάτων (ΜΜΕ).