Οι μηχανικοί τεκμηρίωσης μπορούν να κάνουν πολλά διαφορετικά πράγματα, αλλά γενικά η κύρια δουλειά τους είναι να γράψουν και να συντονίσουν όλη την τεκμηρίωση που απαιτείται για ένα συγκεκριμένο έργο. Η εργασία συνήθως περιλαμβάνει πολύ περισσότερα από απλή αρχειοθέτηση και γραφειοκρατία. Το τμήμα “μηχανικής” του τίτλου σημαίνει ότι αυτό το άτομο είναι υπεύθυνο για το σχεδιασμό ενός συστήματος στο οποίο όλη η τεκμηρίωση, η κατάθεση και τα απαιτούμενα έγγραφα συνεργάζονται για την αποτελεσματική και πλήρη επίτευξη των στόχων του μεγαλύτερου οργανισμού. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πράγματα όπως η στενή συνεργασία με διάφορα τμήματα για να βεβαιωθείτε ότι οι τεχνικές πληροφορίες για ένα προϊόν καταγράφονται με σαφήνεια και ακρίβεια και μπορεί επίσης να περιλαμβάνει πράγματα όπως η προετοιμασία χρονοδιαγραμμάτων, συμβάσεων και υλικών μάρκετινγκ. Αυτού του είδους οι μηχανικοί εργάζονται σε πολλούς διαφορετικούς τομείς της βιομηχανίας, συμπεριλαμβανομένης της αεροδιαστημικής, της κατασκευής και του λογισμικού υπολογιστών, και η δουλειά μπορεί να φαίνεται λίγο διαφορετική σε διαφορετικούς κλάδους. Ανεξάρτητα από το πλαίσιο, σκέφτεται, είναι συνήθως σημαντικό ένας μηχανικός εγγράφων να έχει καλή εργασιακή γνώση των προϊόντων που τεκμηριώνει και συχνά απαιτείται εκπαίδευση σε σχετικό τομέα, όπως η μηχανική ή η επιστήμη των υπολογιστών.
Βασική έννοια εργασίας
Οι περισσότερες εταιρείες και επιχειρήσεις σήμερα έχουν πολλά αρχεία που βασίζονται σε χαρτί και η διατήρηση και η οργάνωσή τους με ακρίβεια απαιτεί συχνά πολλή δουλειά. Η ακρίβεια κατάθεσης και τήρησης αρχείων είναι σημαντικό μέρος κάθε έργου και ένας μηχανικός τεκμηρίωσης μπορεί να βοηθήσει στον σχεδιασμό και την εφαρμογή συστημάτων για τη διατήρηση και ενημέρωση αυτών των πληροφοριών, τόσο για εσωτερικούς χρήστες όσο και για εξωτερικούς πελάτες.
Οι διαχειριστές και οι γραμματείς μπορούν να χειριστούν ορισμένα εσωτερικά έγγραφα, αλλά αυτό το προσωπικό υποστήριξης συνήθως εργάζεται μέσα σε ένα ήδη καθορισμένο πλαίσιο βέλτιστων πρακτικών και πρωτοκόλλων κατάθεσης. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι μηχανικοί εγγράφων είναι οι άνθρωποι που επινοούν αυτές τις κυρίαρχες δομές. Μερικές φορές οι μηχανικοί εργάζονται με πλήρη απασχόληση για εταιρείες, όπως συμβαίνει συχνά με μεγάλες πολυεθνικές εταιρείες. Άλλες φορές προσλαμβάνονται με σύμβαση, συνήθως για να δημιουργήσουν ένα σύστημα εργασίας και να εκπαιδεύσουν τους υπαλλήλους για τη χρήση του. Οι μηχανικοί που ασχολούνται με αυτό το είδος εργασίας συχνά απασχολούνται σε μεγάλες εταιρείες ή συμβουλευτικές επιχειρήσεις.
κύριες αρμοδιότητες
Η εφαρμογή ειδικών γνώσεων μηχανικής σε συνδυασμό με εμπειρία σε μια συγκεκριμένη βιομηχανία επιτρέπει στον μηχανικό εγγράφων να εκτελέσει τα πολλά διαφορετικά καθήκοντα που απαιτούνται σε αυτήν τη δουλειά. Οι κύριες αρμοδιότητες περιλαμβάνουν τον συντονισμό όλων των γραφειοκρατικών και άλλων υλικών που σχετίζονται με την τεκμηρίωση του έργου. Αυτά τα έγγραφα περιλαμβάνουν σχέδια μηχανικής, προδιαγραφές και τροποποιήσεις προϊόντων και χρονοδιαγράμματα παραγωγής. Ο μηχανικός μπορεί επίσης να κληθεί να επανεξετάσει όλες τις λεπτομέρειες του σχεδιασμού και της διαδικασίας κατασκευής για να καθορίσει τον τύπο τεκμηρίωσης που μπορεί να απαιτείται για διάφορες φάσεις ενός έργου.
Αναθεώρηση και τροποποίηση συμβολαίου
Η αναθεώρηση και η τροποποίηση της σύμβασης μπορεί επίσης να αποτελούν μέρος των βασικών καθηκόντων αυτού του ατόμου. Καθώς ξεκινά ένα συγκεκριμένο έργο, οι κυβερνητικοί κανονισμοί ενδέχεται να απαιτούν την καταγραφή ή την τεκμηρίωση συγκεκριμένων διαδικασιών ή μεθόδων στην πορεία. Για παράδειγμα, μια εταιρεία που κατασκευάζει δεξαμενές καυσίμων για ένα διαστημόπλοιο μπορεί να απαιτείται να παράσχει τεκμηρίωση των υλικών, των διαδικασιών κατασκευής και των διαδικασιών επιθεώρησης που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή. Αυτή η τεκμηρίωση επιτρέπει στους τεχνικούς και τους μηχανικούς να κάνουν πίσω και να βρουν προβλήματα στη διαδικασία σχεδιασμού ή κατασκευής σε περίπτωση που μια δεξαμενή αποτύχει να αποδώσει σε καθορισμένα επίπεδα. Ο μηχανικός εξετάζει τα στοιχεία της σύμβασης και κάνει τις απαραίτητες τροποποιήσεις για να διασφαλίσει ότι ο σχεδιασμός και η κατασκευή ενός αντικειμένου πληροί τις απαιτήσεις που καθορίζονται στη σύμβαση.
Η σημασία των δεξιοτήτων επικοινωνίας
Αυτή η δουλειά περιλαμβάνει συνήθως τη συνεργασία με άτομα σε διάφορους κλάδους, καθώς και με πελάτες σε ορισμένες περιπτώσεις, οπότε οι καλές δεξιότητες επικοινωνίας είναι το κλειδί. Σε πολλές περιπτώσεις, τα πολύπλοκα συστήματα πρέπει να εξηγηθούν με σαφείς και συνοπτικούς τρόπους. Η εργασία ενδέχεται να περιλαμβάνει τη διατήρηση της τεκμηρίωσης για οδηγίες χρήσης, σημειώσεις έκδοσης, οδηγούς εγκατάστασης, καθώς και περισσότερη τεχνική τεκμηρίωση, ανάλογα με τη βιομηχανία. Είναι όλο και πιο συνηθισμένο αυτό το έγγραφο να διατηρείται σε ηλεκτρονική μορφή, επομένως η εξοικείωση με τέτοια συστήματα είναι συνήθως επίσης σημαντική.
Απαιτούμενη εκπαίδευση και κατάρτιση
Οι περισσότεροι εργοδότες απαιτούν από τους μηχανικούς τεκμηρίωσης να διαθέτουν πτυχίο στον κλάδο της μηχανικής που είναι πιο σχετικός με μια συγκεκριμένη βιομηχανία. Για παράδειγμα, μια εταιρεία που εκτελεί εκτεταμένη παραγωγική δραστηριότητα θα απαιτήσει πιθανώς πτυχίο στη μηχανολογία, ενώ μια εταιρεία που παράγει λογισμικό υπολογιστών πιθανότατα θα προτιμήσει πτυχίο στην επιστήμη των υπολογιστών ή στη μηχανική λογισμικού. Όσοι θέλουν να μετακινηθούν σε ανώτερες θέσεις διοίκησης μπορεί επίσης να έχουν μεταπτυχιακό τίτλο σε επιχειρήσεις ή διοίκηση. Οι μηχανικοί τεκμηρίωσης έχουν συνήθως εκτεταμένη γνώση της μηχανικής και της τεχνολογίας που χρησιμοποιούνται για το σχεδιασμό και τη δημιουργία του απαραίτητου εξοπλισμού για διάφορες διαδικασίες.