Ένας βοηθός γραφείου είναι υπεύθυνος για την παροχή γενικής υποστήριξης γραφείου σε μια ομάδα ατόμων. Αυτός ο τύπος βοηθού μπορεί να εργαστεί σε οποιονδήποτε αριθμό τομέων, συμπεριλαμβανομένων των δικηγορικών γραφείων, των σχολείων και πολλών επιχειρήσεων. Τα ακριβή καθήκοντα για τα οποία είναι υπεύθυνος ο κληρικός βοηθός διαφέρουν ανάλογα με την εταιρεία, αλλά είναι σύνηθες για έναν βοηθό να απαντά στα τηλέφωνα, να καταθέτει και να προγραμματίζει συναντήσεις. Διάφοροι τύποι εργασιών υπολογιστή μπορούν επίσης να συμπεριληφθούν και η χρήση βασικών μηχανημάτων γραφείου είναι συνηθισμένη. Διαφορετικές εταιρείες έχουν διαφορετικές προσδοκίες για άτομα σε αυτήν τη θέση, οπότε είναι καλή ιδέα να διαβάσετε προσεκτικά την περιγραφή της εργασίας για να προσδιορίσετε τι συνεπάγεται μια συγκεκριμένη γραφική θέση.
Η εργασία με τηλέφωνα είναι συχνά ένα μεγάλο μέρος της δουλειάς ενός βοηθού γραφείου. Σε ορισμένες εταιρείες, ένας βοηθός γραφείου μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για την απάντηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μηνυμάτων κοινωνικής δικτύωσης. Οι βοηθοί συχνά επικοινωνούν με τους πελάτες και τις επιχειρηματικές σχέσεις χρησιμοποιώντας αυτές τις μεθόδους για την εκτέλεση βασικών λειτουργιών για την εταιρεία.
Η χρήση εξοπλισμού γραφείου είναι ένα άλλο μεγάλο μέρος της δουλειάς ενός βοηθού γραφείου. Σαρωτές, φωτοαντιγραφικά μηχανήματα και φαξ χρησιμοποιούνται συχνά για την εκτέλεση ποικίλων λειτουργιών. Οι υπολογιστές, φυσικά, χρησιμοποιούνται συχνά για εικονική αρχειοθέτηση, σύνθεση μηνυμάτων και πολλές άλλες εργασίες. Η εισαγωγή δεδομένων στους υπολογιστές ανατίθεται συνήθως σε υπαλλήλους γραφείου, όπως και η συντήρηση μηχανογραφημένων βιβλίων ημερομηνιών και άλλου οργανωτικού υλικού. Μερικές φορές η διαχείριση μικρών χρημάτων και η προετοιμασία μικρών προϋπολογισμών ανατίθεται επίσης σε βοηθούς.
Το κλείσιμο ραντεβού είναι συχνά ένα έργο που ανατίθεται σε βοηθούς κληρικών. Ένας βοηθός μπορεί να είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό συναντήσεων, διασφαλίζοντας ότι τα ραντεβού δεν αλληλεπικαλύπτονται και ανακατευθύνει πιθανούς πελάτες στο κατάλληλο μέλος του προσωπικού του γραφείου. Συχνά, ένας βοηθός απαιτείται επίσης για την οργάνωση αλληλογραφίας και άλλου υλικού επικοινωνίας. Ανάλογα με το είδος της εργασίας που εκτελεί το γραφείο, μπορεί να ζητηθεί από έναν βοηθό γραφείου να υπογράψει για πακέτα και σημαντικά υλικά και να κατευθύνει αυτά τα υλικά στους κατάλληλους προορισμούς τους.
Το κύριο καθήκον κάθε βοηθού είναι να βοηθήσει άλλους εργαζόμενους, και ως εκ τούτου τα ακριβή καθήκοντα που μπορεί να κληθεί να εκτελέσει ένας βοηθός διαφέρουν ανάλογα με το γραφείο. Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη, ένας βοηθός μπορεί να κληθεί να εφαρμόσει γραμμικούς κώδικες σε βιβλία, ενώ σε ένα σχολείο μπορεί να ζητηθεί από έναν βοηθό να μοιράσει συνδυασμούς ντουλαπιών. Σε αυτό το επάγγελμα, η ευελιξία είναι εξαιρετικά χρήσιμη, ιδιαίτερα εάν κάποιος εργάζεται για το γραφείο με προσωρινή ιδιότητα. Αυτό που κάνει κυρίως ένας βοηθός γραφείου είναι να κάνει το γραφείο ένα πιο εύκολο μέρος για εργασία και ο βοηθός το κάνει αυτό κάνοντας αυτό που του λένε.