Ένας διαχειριστής επιχορήγησης είναι υπεύθυνος για την ανάληψη επιχορηγήσεων σε έναν οργανισμό ή εταιρεία. Ο διαχειριστής επεξεργάζεται τα έγγραφα και τις αιτήσεις, δίνει επιχορηγήσεις και διασφαλίζει ότι τα χρήματα δαπανώνται σύμφωνα με τους όρους που καθορίζονται. Συχνά θα ασχολείται με πέντε ή περισσότερους πελάτες ταυτόχρονα, παρακολουθώντας τις λεπτομέρειες και διανέμοντας κεφάλαια ανάλογα με τον καθένα. Οι περισσότεροι προϋπολογισμοί με τους οποίους συνεργάζονται οι διαχειριστές για κάθε πελάτη είναι μεταξύ δύο και πέντε εκατομμυρίων δολαρίων ΗΠΑ.
Για να εργαστείτε σε αυτόν τον τομέα, δεν υπάρχει συγκεκριμένο σύνολο μαθημάτων που πρέπει να ακολουθήσετε, αν και απαιτείται πτυχίο. Συνιστάται να μελετήσετε έναν τομέα που σχετίζεται με την έρευνα επειδή αυτός είναι ο τομέας στον οποίο οι περισσότεροι πελάτες θέλουν επιχορηγήσεις. Αφού λάβετε πτυχίο, λάβετε πιστοποίηση στη διαχείριση επιχορηγήσεων. Τα σεμινάρια προσφέρονται από ομάδες όπως η Εθνική Ένωση Διαχείρισης Επιχορηγήσεων (NGMA) και οι διαχειριστές επιχορηγήσεων έχουν την επιλογή να λάβουν ένα από τα τρία διαφορετικά κομμάτια στη διαχείριση επιχορηγήσεων: ομοσπονδιακό κομμάτι, διαδρομή μετάδοσης ή κομμάτι παραλήπτη.
Ένας διαχειριστής επιχορηγήσεων που εργάζεται στην ομοσπονδιακή πίστα έχει συνήθως κυβερνητική εργασία. χειρίζεται τις επιχορηγήσεις που χορηγούνται από την κυβέρνηση. Η διαδρομή μετάδοσης είναι μια πτυχή της διαχείρισης επιχορήγησης κατά την οποία ο διαχειριστής συνεργάζεται στενά με τον αποδέκτη της επιχορήγησης, καθοδηγώντας και εκπαιδεύοντάς τον για τη διαδικασία και τις ευθύνες που συνεπάγεται η λήψη επιχορήγησης. Στο κομμάτι του παραλήπτη, οι εργασίες διαχειριστή επιχορήγησης επικεντρώνονται στο να βοηθήσουν όσους έχουν ανάγκη επιχορηγήσεων να υποβάλουν αίτηση για αυτές. Μόλις ολοκληρωθεί η πιστοποίηση, μπορεί να αποκτηθεί εργασία στη διοίκηση επιχορηγήσεων. Μόλις αρχίσει να εξασκείται, προτείνεται ανεπιφύλακτα ο διαχειριστής να παρακολουθεί 16 ημέρες μαθημάτων ετησίως για να παρακολουθεί τις αλλαγές στον τομέα και τις νέες διαδικασίες και διαδικασίες για τη διαχείριση επιχορηγήσεων.
Ο βασικότερος ρόλος των διαχειριστών επιχορηγήσεων είναι η επεξεργασία και η προετοιμασία των αιτήσεων επιχορήγησης. Αυτό περιλαμβάνει την αναθεώρηση των προϋπολογισμών των πελατών, την παροχή καθοδήγησης επιχορήγησης στους πελάτες, τη λήψη των απαραίτητων εγγράφων και τις άδειες πριν από την έκδοση της επιχορήγησης, την εισαγωγή δεδομένων στο σύστημα του οργανισμού για την παρακολούθηση των κατανεμημένων επιχορηγήσεων, τη συναρμολόγηση όλων των συμπληρωμένων και υπογεγραμμένων εγγράφων και τη διαβίβαση αυτών των εγγράφων στο κατάλληλο προσωπικό. Ένα δεύτερο καθήκον είναι η διαχείριση έργου. Αυτό περιλαμβάνει την εξήγηση των όρων της επιχορήγησης, τη διασφάλιση της σωστής διαχείρισης των διαδικασιών παρακολούθησης, την καταγραφή κρίσιμων ημερομηνιών και πληρωμών, τη δημιουργία και τη διαχείριση εντολών αγοράς και την παρακολούθηση των πληρωμών. Κατά το τελευταίο βήμα, την πληρωμή, ο διαχειριστής της επιχορήγησης αναζητά τις απαραίτητες οικονομικές αναφορές από τον πελάτη, επαληθεύει τα αρχεία πληρωμών, μελετά τις οικονομικές εκθέσεις, εξετάζει τιμολόγια και καταγράφει τις αποδείξεις.