Harmonogram projektu tworzy plan główny dla przydzielonego projektu, który zawiera harmonogramy, wymagane zasoby, kolejność potrzebnych zadań i obowiązki każdego członka zespołu projektowego. Planiści projektów są na ogół biegli w korzystaniu z aplikacji do rejestrowania i śledzenia tych informacji. Dokonują również częstych aktualizacji dziennego harmonogramu projektów i przekazują zespołowi informacje zwrotne na temat tego, jak wykonane przez nich zadania wpływają na ogólny postęp projektu. Wiele zadań związanych z planowaniem projektów dotyczy takich dziedzin, jak budownictwo, tworzenie oprogramowania lub inżynieria. Planista zwykle ściśle współpracuje z kierownikiem projektu, aby zapewnić, że kamienie milowe projektu są osiągane w sposób efektywny i w ramach określonych ograniczeń budżetowych.
Typowe zadania planowania projektu wymagają użycia oprogramowania do wprowadzania czasów rozpoczęcia i terminów dla każdej fazy projektu. Ta oś czasu jest zwykle połączona z arkuszem kalkulacyjnym zadań, który pokazuje kroki do wykonania w trybie dziennym lub czasem godzinowym. Oprogramowanie do planowania projektów zazwyczaj zawiera również miejsce, w którym planista może rejestrować wszelkie notatki dotyczące zadań, które wymagają ponownego wykonania lub które mogą być opóźnione w stosunku do reszty osi czasu. W przypadku takich problemów planista projektu zwykle wymyśla realne rozwiązania, takie jak przydzielanie dodatkowych zasobów lub delegowanie pracy do różnych członków zespołu.
Planiści projektu często planują potrzebne zasoby z wkładem i wskazówkami kierownika projektu. Zasobem może być pracownik o określonych umiejętnościach, narzędzie takie jak aplikacja lub zestaw materiałów budowlanych. W branżach, takich jak budownictwo, planista jest również zwykle odpowiedzialny za wymienienie wymaganych materiałów i narzędzi, a także odnotowanie, które zadania projektowe będą wymagały każdego z nich. Niektórzy planiści projektu mogą być zobowiązani do zbadania średnich kosztów materiałów i pomocy kierownikowi projektu w zaplanowaniu szacunkowego całkowitego kosztu na podstawie tych informacji.
Inne obowiązki związane z planowaniem projektu obejmują przekazywanie i otrzymywanie informacji zwrotnych od różnych członków zespołu projektowego na całej linii czasu. Aby osiągnąć możliwie najlepszy wynik projektu, od planisty wymaga się zazwyczaj dobrej komunikacji i umiejętności interpersonalnych. Zmiany w harmonogramie są zwykle powszechne w różnych projektach, a wykwalifikowany planista projektu jest w stanie zminimalizować wszelkie potencjalne niepowodzenia wynikające z takich zmian. Planiści projektów są również zwykle zobowiązani do informowania zespołu o wszelkich zmianach i dostarczania im wszelkich informacji potrzebnych do dotrzymywania zadań zgodnie z harmonogramem.