Zanim pociąg będzie mógł bezpiecznie poruszać się po jakimkolwiek systemie kolejowym, inspektor kolei będzie musiał upewnić się, że wszystkie urządzenia działają prawidłowo, wszystkie tory są czyste, wszystkie urządzenia komunikacyjne są używane skutecznie, a wszystkie inne operacje są zgodne z wytycznymi lub przepisami bezpieczeństwa. Inspektor kolejowy musi posiadać gruntowną wiedzę i zrozumienie procedur kolejowych, a także wszelkich obowiązujących przepisów. Ten pracownik jest zazwyczaj zatrudniony przez agencję rządową, która reguluje transport, chociaż w niektórych krajach takie agencje mogą nie istnieć.
Może istnieć więcej niż jeden rodzaj inspektora kolejowego. Na przykład inspektor mocy i wyposażenia może skoncentrować się wyłącznie na kontroli silników pociągów i wyposażenia lokomotyw pod kątem zgodności z lokalnymi przepisami i regulacjami. Z kolei inspektor torowy będzie odpowiedzialny za zapewnienie prawidłowego działania wszystkich torów, sygnalizacji, urządzeń transferowych i innych elementów wzdłuż linii kolejowej. Oba stanowiska inspektorów kolejowych koncentrują się na bezpiecznej eksploatacji pociągów, ale każdy inspektor może zostać przeszkolony w różnych obszarach, aby zapewnić dokładne zrozumienie tego konkretnego zadania.
W wielu przypadkach, aby zostać inspektorem kolejowym, nie jest wymagany żaden konkretny poziom wykształcenia, ale generalnie preferowani są kandydaci z przynajmniej wykształceniem średnim. Stanowiska wyższego szczebla będą wymagały od kandydata ukończenia studiów wyższych lub odbycia szkolenia pomaturalnego, a kandydat do pracy może stać się bardziej wartościową opcją, jeśli ma doświadczenie w jakimś rodzaju inżynierii. Praca często koncentruje się na procesach mechanicznych i komponentach, więc podstawowa wiedza na temat działania takich systemów może okazać się szczególnie cenna. Certyfikacja może być konieczna, aby zostać inspektorem kolejowym, chociaż konkretne wymagania, które kandydat będzie musiał spełnić, różnią się w zależności od regionu.
Kiedy wypadki się zdarzają, inspektor kolejowy prawdopodobnie będzie odpowiedzialny za zbadanie wypadku i sporządzenie raportu podsumowującego wszelkie zmiany, które należy wprowadzić. Inspektor powinien być przygotowany na częste podróże, a czasem dość daleko, w celu kontroli torów i rozwiązywania wszelkich problemów wzdłuż systemu kolejowego. Oznacza to, że inspektor musi posiadać ważne prawo jazdy, a także czystą historię jazdy. W niektórych przypadkach inspektor może zostać zapytany o ocenę kredytową, ponieważ prawdopodobnie zostanie mu powierzona firmowa karta kredytowa przeznaczona na pokrycie kosztów podróży. Jeśli inspektor pracuje dla agencji federalnej, może być zmuszony do spełnienia innych wymagań, które kwalifikują go do zatrudnienia federalnego.