Administracja personelem, lepiej znana jako zarządzanie zasobami ludzkimi (HR), to koordynacja i regulacja pracowników w firmie. Obejmuje organizowanie, rekrutację, zatrudnianie, szkolenie i ocenę pracowników. Ważnymi aspektami są również rozwiązywanie konfliktów i zgodność z prawem. Gdy dobry zespół HR dobrze wykonuje swoją pracę, firma często będzie ostatecznie bardziej wydajna i konkurencyjna, generując dodatkowe przychody.
Organizacja
W większości firm dobrze zorganizowana siła robocza przekłada się na większą wydajność, produktywność i przychody. Pierwszym celem administracji kadrowej jest zatem zorganizowanie wszystkich pracowników w taki sposób, aby mogli jak najlepiej współpracować i realizować zadania. Przykłady problemów w tym obszarze obejmują liczbę potrzebnych działów, liczbę osób w każdym dziale, stosunek kierowników do pracowników oraz alternatywne łańcuchy dowodzenia, które należy zastosować, gdy nie można skontaktować się z kierownikami. Organizacja zajmuje się również przydzielaniem osób do konkretnych projektów, a także dbaniem o zdrowie i bezpieczeństwo pracowników w środowisku pracy.
Rekrutacja i zatrudnienie
Gdy członkowie zespołu administracji personalnej firmy wiedzą, jak organizować pracowników i ich projekty, zaczynają aktywnie rekrutować i zatrudniać pracowników. Publikują ogłoszenia o dostępnych stanowiskach, organizują lub biorą udział w wydarzeniach takich jak targi pracy oraz przeprowadzają wstępne rozmowy kwalifikacyjne, aby znaleźć najbardziej wykwalifikowanych i doświadczonych kandydatów. Następnie przekazują informacje o ostatecznych kandydatach kierownikom działów, którzy często przeprowadzają ostatnie rozmowy kwalifikacyjne i dzwonią, kogo zatrudnić.
Trening
Pracownicy, którzy są nowicjuszami w firmie, nie zawsze znają zasady i procedury firmy, nawet jeśli mają niewiarygodne doświadczenie i umiejętności. Szkolenie jest prawie zawsze konieczne, aby temu zaradzić. Członkowie działu HR mogą opracowywać szkolenia i dokumentację niezbędną do efektywnej pracy pracowników. Przygotowują również i nadzorują dodatkowe szkolenia, takie jak te potrzebne do awansu na inne stanowisko w firmie. W niektórych przypadkach współpracują z różnymi instytucjami edukacyjnymi w celu opracowania programów, które pozwolą pracownikom uzyskać certyfikaty lub stopnie naukowe związane z branżą.
Oszacowanie
Większość firm chce wiedzieć, że ich pracownicy osiągają określony poziom. Chcą również wiedzieć, że pracownicy dobrze przestrzegają zasad i procedur. Jednym z obowiązków zespołu administracji personalnej jest zatem opracowanie technik i narzędzi, które menedżerowie mogą wykorzystać do oceny. Typowym przykładem jest ustandaryzowany formularz oceny wydajności pracownika. Pracownicy HR wykorzystują dane zebrane za pośrednictwem tych pozycji do analizy działalności w firmie i podejmowania decyzji, takich jak zwiększenie płac.
Rozwiązanie konfliktu
Zaletą korzystania z ludzi nad maszynami jest to, że jednostki mogą być innowacyjne i prezentować logiczne procesy myślowe oparte na doświadczeniu, ale ludzie nie zawsze dogadują się, gdy dążą do tego. Dział HR jest odpowiedzialny za rozwiązywanie konfliktów, które mogą pojawić się w firmie, zwłaszcza między różnymi szczeblami zarządzania. Pracują również nad rozwiązywaniem konfliktów, które nie mają charakteru interpersonalnego, takich jak nowy pracownik, który czuje się nie na miejscu w swoim środowisku pracy. Prowadzenie szczegółowej dokumentacji związanej z tymi czynnościami jest koniecznością, ponieważ niektóre konflikty ostatecznie prowadzą do działań dyscyplinarnych lub rozwiązania stosunku pracy, które, jeśli nie zostaną prawidłowo wykonane, mogą prowadzić do procesów sądowych.
Pracownicy zajmujący się zarządzaniem personelem zazwyczaj łatwiej rozwiązywać konflikty, gdy mają solidne ramy jasnych zasad i procedur, na których mogą się oprzeć. Zasady i procedury pozwalają pracownikom działu personalnego na zachowanie obiektywności w poszukiwaniu realnych rozwiązań. Zapewniają również, że wszelkie proponowane rozwiązania są zgodne z celami firmy. Zespół HR ściśle współpracuje z członkami kierownictwa, aby z tego powodu opracować dokumentację dotyczącą polityki i procedur.
Zgodność z prawem
Członkowie zespołu HR przyglądają się zasadom i przepisom nie tylko swojej firmy, ale także swojej jurysdykcji. Zapewniają, na przykład, że pracownicy wypełniają odpowiednie formularze podatkowe, a wszelkie inne wymagane przez rząd dokumenty. Zadanie to jest trudne, ponieważ regularnie uchwalane są nowe akty prawne, wymagające od pracowników administracji personalnej dostosowania działań i dokumentacji w przedsiębiorstwie. Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ nieprzestrzeganie nawet jednego przepisu może narazić reputację i działalność firmy na ryzyko.