Analiza zysków i strat zapewnia szczegółowy obraz dochodów i wydatków firmy. Może być używany do określenia finansowego sukcesu lub porażki projektu, działu, programu lub firmy. Analiza ta jest wspólną częścią raportów rocznych i innych tego typu dokumentów wymaganych przez właścicieli firm, udziałowców lub agencje rządowe.
W najbardziej podstawowej formie analiza zysków i strat porównuje, ile pieniędzy firma zarobiła z tym, ile wypłaciła, z zamiarem ustalenia, czy firma straciła lub zarobiła pieniądze w określonym czasie. Po jednej stronie równania są transakcje, w których środki zostały usunięte z całkowitej puli aktywów firmy. Może to obejmować nie tylko koszty związane z sytuacjami, takimi jak wypłaty pozwów lub nadpłata za towary, ale także normalne koszty operacyjne, takie jak pensje pracowników, koszty ogólne lub koszty materiałów. Suma wszystkich kosztów nazywana jest „stratą brutto”.
Po drugiej stronie równania są wszystkie fundusze umieszczone w łącznej puli aktywów firmy. Może to obejmować dochody z codziennej sprzedaży, jak również ze sprzedaży specjalnej nieruchomości lub z inicjatyw finansowych. Suma ta nazywana jest „zyskiem brutto”. Odejmując stratę brutto od zysku brutto, firma może znaleźć stratę netto lub zysk netto — sumę uzyskaną lub utraconą po uwzględnieniu wszystkich czynników.
Wiele firm każdego roku przeprowadza analizę zysków i strat. W spółkach notowanych na giełdzie proces ten jest zwykle obowiązkowy. Może być również wymagane od organizacji, które są zobowiązane do składania sprawozdań do rządowych lub innych agencji regulujących.
Ten rodzaj analizy jest również częstym krokiem w zarządzaniu projektami. W takim przypadku określi, czy dany projekt był opłacalny i czy cele zysku zostały osiągnięte. Może również pomóc w identyfikacji obszarów niepotrzebnych lub nieoczekiwanych strat, a także nieoczekiwanych korzyści.
W niektórych sytuacjach osoba może spojrzeć na swoje osobiste zyski i straty. Ktoś, kto regularnie inwestuje, może np. chcieć przeprowadzić analizę transakcji z danego kwartału lub roku, aby upewnić się, że mądrze inwestuje swoje pieniądze. Osoba, która ustaliła określony budżet, może również sprawdzić, czy zaoszczędziła pieniądze, czy popadła w długi, oraz ustalić, w jaki sposób wydał swoje pieniądze w danym okresie.