Budżet administracyjny to plan finansowy dla administracyjnej strony firmy na okres rozliczeniowy, taki jak kwartał lub rok. Obejmuje koszty niezwiązane bezpośrednio z produkcją towarów i usług. Kontrolowanie budżetów ma kluczowe znaczenie dla firm każdej wielkości, ponieważ duży budżet może pochłaniać zyski i utrudniać rozwój firmy. Jeśli spółka jest notowana na giełdzie, ma również obowiązek chronić akcjonariuszy rozsądnym budżetowaniem, a w niektórych przypadkach spółki mogą mieć prawny obowiązek ujawnienia budżetu administracyjnego.
Niniejszy dokument zawiera szczegółowy podział przewidywanych wydatków na czynności pomocnicze związane z działalnością, począwszy od usług prawnych po płace sekretariatu. Budżet administracyjny określa liczbę departamentów i ich funkcje oraz omawia dostępne dla nich alokacje środków. Wielkość tego budżetu może się różnić w zależności od firmy; niektóre firmy mają bardzo wysokie powiązane koszty ogólne, podczas gdy inne mają koszty skoncentrowane bezpośrednio na produkcji.
Niektóre organizacje muszą ujawnić swój budżet administracyjny. W rządach, które cenią przejrzystość, ten dokument jest dostępny do wglądu przez podatników, a ludzie mogą zgłaszać uwagi. Spółki notowane na giełdzie muszą omawiać budżetowanie w raportach rocznych i innych deklaracjach. Podobnie zarejestrowane organizacje charytatywne muszą pokazać, w jaki sposób wykorzystują swoje fundusze, a wysoki budżet administracyjny może odstraszać darczyńców, którzy chcą, aby większość ich funduszy była skoncentrowana na dostarczaniu towarów i usług potrzebującym.
Planowanie budżetu administracyjnego może zająć tygodnie lub miesiące. Firma musi być w stanie jak najdokładniej przewidywać koszty i może uwzględniać takie kwestie, jak skoki inflacji. Określa cele na okres rozliczeniowy i może je omówić w budżecie. Na przykład budżet działu prawnego może się zwiększyć, ponieważ firma przygotowuje nowy produkt, który wymaga konsultacji prawnych, a zatem wydatek jest uzasadniony. Jeśli firma nie może wyjaśnić nagłego skoku w wydatkach administracyjnych, może to oznaczać problemy z komunikacją lub wydajnością w administracji firmy.
Księgowi, analitycy i inne osoby mogą zapoznać się z budżetem administracyjnym z poprzedniego okresu w celu uzyskania informacji. Rosnące koszty administracyjne stają się z czasem problemem, a czasami budżety te stają się rozdęte. W takich sytuacjach personel musi usiąść, aby określić, jak najskuteczniej zredukować budżet, aby zaspokoić potrzeby administracyjne, jednocześnie przenosząc fundusze na inne cele. Może to obejmować restrukturyzację departamentów i inne środki mające na celu zwiększenie wydajności i obniżenie kosztów związanych z czynnościami administracyjnymi.