Dziennik specjalny jest częścią księgi rachunkowej firmy, która reprezentuje określone transakcje biznesowe. Historyczne księgi rachunkowe składały się z ksiąg papierowych i papieru kolumnowego. Księga główna zawierała wszystkie niewyspecjalizowane transakcje firmy, wraz z sumami z każdej indywidualnej księgi lub specjalnego dziennika. W dzisiejszym środowisku biznesowym skomputeryzowane oprogramowanie księgowe jest nowoczesną reprezentacją historycznych ksiąg rachunkowych. Pakiety oprogramowania księgowego opierają się na tych samych zasadach rachunkowości, co księga główna i specjalne lub indywidualne dzienniki do raportowania informacji finansowych.
Specjalne dzienniki księgowe są powszechnie używane do rejestrowania płac, sprzedaży, zakupów, wpływów gotówkowych i wypłat gotówki w firmie. Każdy specjalny dziennik składa się z określonych kont, które służą do rejestrowania określonych, pojedynczych transakcji finansowych. Suma dla każdego dziennika jest zwykle rejestrowana w księdze głównej firmy na koniec miesiąca. Sprawozdania finansowe są następnie tworzone na podstawie sum z księgi głównej.
Arkusze płac zawierają wszystkie informacje dotyczące płatności dokonywanych na rzecz pracowników za czas przepracowany w firmie. Ten specjalny dziennik może również zawierać informacje dotyczące podatków od wynagrodzeń należnych agencjom władz federalnych, stanowych lub lokalnych. Informacje o listach płac są rejestrowane w różnym czasie w całym okresie rozliczeniowym; większość firm rejestruje te informacje dwa razy w miesiącu lub za każdym razem, gdy ich pracownicy otrzymują wynagrodzenie.
Dziennik sprzedaży rejestruje wszystkie towary lub usługi sprzedawane konsumentom lub innym firmom. Informacje te są zwykle rejestrowane w specjalnym dzienniku, ponieważ transakcje odbywają się podczas normalnych operacji biznesowych. Liczba kont używanych w dzienniku sprzedaży zależy od liczby produktów sprzedawanych przez firmę i ilości szczegółów, które chcą rejestrować. Zapisy kompensacyjne są zwykle dokonywane między dziennikiem sprzedaży a kanałem wpływów gotówkowych, który reprezentuje pieniądze należne firmie od klientów.
Arkusz wpływów gotówkowych reprezentuje wszystkie pieniądze, które są obecnie należne firmie od klientów. Kwota ta może zostać pomniejszona o wszelkie pieniądze wpłacone z góry przez klientów, gdy początkowo dokonywali zakupów w firmie. Ten specjalny dziennik jest bardzo ważny dla firmy, ponieważ zawiera informacje o tym, ile pieniędzy firma ma w zaległych należnościach.
Ostatnim specjalnym dziennikiem w systemie księgowym firmy jest dziennik wypłat gotówki. Ten specjalny dziennik zawiera wszystkie informacje dotyczące zakupów zasobów gospodarczych lub nakładów biznesowych dokonywanych przez firmę. Transakcje finansowe są rejestrowane w momencie ich wystąpienia, niezależnie od tego, czy są opłacane przez firmę gotówką czy na rachunek.