Księga płac to metoda rejestrowania informacji o płatnościach dla każdego pracownika lub kontrahenta, który otrzymuje środki z działu płac firmy. Chociaż księgi płac były kiedyś prostymi papierowymi księgami z różnymi kolumnami do zapisywania informacji, większość firm obecnie prowadzi księgi płac na komputerach, używając w razie potrzeby arkuszy kalkulacyjnych lub bardziej skomplikowanych programów do obsługi płac. Zaletą korzystania z księgi płac jest to, że pozwala ona pracodawcy lub pracownikowi ds. płac na pierwszy rzut oka zobaczyć kwotę, która została wypłacona i któremu pracownikowi, i zazwyczaj służy jako dokumentacja zapasowa do celów podatkowych.
Większość większych firm będzie miała dedykowany dział płac, którego zadaniem jest prowadzenie księgi płac i upewnianie się, że wszystkie płatności są dokładne i dokonywane na czas. Mniejsze firmy lub osoby fizyczne, które muszą płacić pracownikom, prawdopodobnie będą musiały samodzielnie prowadzić księgi płac. Naprawdę nie ma znaczenia, czy odbywa się to na komputerze, czy w papierowej księdze; niektórzy ludzie po prostu uważają, że jedna metoda jest wygodniejsza i bardziej odporna na błędy niż druga, lub nauczyli się jednej metody i niechętnie próbują innej. W większości przypadków nie ma potrzeby, aby księga płac była szczególnie skomplikowana.
Jest to pomocne dla kogoś, kto musi korzystać z księgi płac, aby określić z wyprzedzeniem, ile kolumn będzie potrzebnych. W przypadku podstawowej księgi płac większość osób zaczyna od jednej kolumny na nazwisko pracownika; inna kolumna dotycząca jego stanowiska i statusu, np. pełny lub niepełny etat; i trzecia kolumna dla okresu rozliczeniowego lub liczby godzin w okresie rozliczeniowym. Kolejna kolumna powinna zawierać kwotę brutto wypłaty, czyli kwotę przed opodatkowaniem. Kolejne dwie kolumny zazwyczaj zawierają odliczenia, takie jak podatek dochodowy lub inne odliczenia, takie jak te pobierane z tytułu świadczeń. Ostatnia kolumna może następnie zawierać kwotę netto ostatecznej wypłaty — to, co pracownik faktycznie zabiera do domu.
W razie potrzeby można dodać inne kolumny, ale są to najbardziej typowe wtrącenia w księdze płac. Każdą z kolumn można następnie zrównoważyć, dodając je w poprzek i w dół, a następnie upewniając się, że wszystkie liczby się zgadzają. Firmy zazwyczaj bilansują swoje księgi co tydzień lub co miesiąc, w zależności od liczby pracowników w firmie i złożoności ksiąg płacowych. Kiedy nadejdzie czas podatkowy, mogą być bardzo pomocne przy rozliczaniu podatków lub dostarczaniu informacji księgowemu lub przygotowującemu podatki.