W „biurach zaplecza” dużej firmy istnieje wiele różnych systemów, w tym planowanie, produkcja, dystrybucja, wysyłka i księgowość. Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) to system, który integruje wszystkie te funkcje w jeden system, zaprojektowany z myślą o potrzebach każdego działu w przedsiębiorstwie. ERP jest bardziej metodologią niż oprogramowaniem, chociaż zawiera kilka aplikacji, zebranych w jednym, zintegrowanym interfejsie.
System ERP obejmuje wiele działów w korporacji, aw niektórych przypadkach ERP przekroczy również granice korporacyjne, włączając systemy partnerów i dostawców, aby wprowadzić dodatkowe funkcje, takie jak zarządzanie łańcuchem dostaw. Ponieważ jest tak rozległy i wszechogarniający, system ERP wykracza daleko poza zwykłe oprogramowanie. Każde wdrożenie jest unikalne i zaprojektowane tak, aby odpowiadało różnym procesom biznesowym wdrożeniowca. Wdrożenie ERP może kosztować miliony dolarów i może zająć kilka lat.
System ERP prawdopodobnie stanowi największą inwestycję IT firmy, więc niektóre firmy wolą wdrażać ERP w sposób bardziej stopniowy niż wszystkie naraz. Niektórzy dostawcy ERP dostarczają modułowe jednostki oprogramowania wraz z ujednoliconym interfejsem, aby umożliwić to stopniowe podejście.
Bez względu na to, jak firma podchodzi do tego, ERP z pewnością przyniesie znaczące zmiany w sposobie prowadzenia działalności firmy. Majstruje przy przepływach pracy i zmienia długotrwałe procesy. Firmy często spotykają się z oporem ze strony pracowników, którzy niechętnie odchodzą od sprawdzonych metod. Pracownicy mogą również obawiać się o swoją pracę; Ponieważ ERP wprowadza tak radykalne zmiany w procesach biznesowych, nie jest niczym niezwykłym, że opisy stanowisk ulegają zmianie lub zostają całkowicie wyeliminowane.
Jednak po wdrożeniu system ERP przynosi ogromne korzyści. Ponieważ wszystkie systemy są ze sobą połączone, wszystkie działy mogą łatwiej udostępniać informacje. Przepływ pracy, który ma miejsce między działami, może stać się znacznie bardziej zautomatyzowany, a ostatecznie klienci są lepiej obsługiwani, ponieważ osoba korzystająca z aplikacji skierowanych do klientów będzie miała dostęp do każdego kawałka informacji dotyczących każdego istotnego procesu. Na przykład ktoś w dziale sprzedaży mógłby z łatwością zalogować się do jednego systemu, aby określić status zamówienia klienta, które jest nadal w produkcji. Wszystko to ma jednak swoją cenę; koszty szkoleń są wysokie, ponieważ pracownicy muszą nie tylko nauczyć się obsługi nowego oprogramowania, ale także nauczyć się nowych procesów.
Istnieje wiele powodów, dla których firma podejmuje się wdrożenia ERP. System ERP integruje informacje, takie jak informacje o zamówieniach i dane finansowe. Może przyspieszyć proces produkcyjny poprzez automatyzację procesów i przepływu pracy, a w rezultacie zmniejsza również potrzebę prowadzenia dużych zapasów. Chociaż koszty początkowe mogą być wystarczające, aby wywołać koszmary dla CFO, w końcu, jeśli zostanie prawidłowo wdrożony, nagrody dadzą firmie wdrażającej system dużą przewagę konkurencyjną.