Inwentarz surowców to ilość surowców, które są w posiadaniu właściciela w określonym okresie rozliczeniowym. Ocena tego typu inwentaryzacji może nastąpić na początku okresu lub na końcu. Identyfikacja początkowego i końcowego salda zapasów w danym okresie może pomóc w określeniu ilości zużycia surowców, które wystąpiło w tym okresie, a tym samym wpłynąć na proces zamawiania tych materiałów na przyszłe okresy.
Podobnie jak w przypadku większości rodzajów zapasów, utrzymywanie zapasów surowców jest niezbędne do nieprzerwanego działania każdego rodzaju operacji produkcyjnej. Idealnie, firma znajdzie idealną równowagę między posiadaniem wystarczającej ilości materiałów, aby utrzymać najbardziej wydajne tempo produkcji, a jednocześnie utrzymywaniem zapasów na jak najniższym poziomie, zmniejszając w ten sposób kwotę podatków, które są naliczane od zapasów. Aby osiągnąć ten cel, niezbędne jest monitorowanie odbioru i wydawania materiałów z tego inwentarza.
W zakresie prowadzenia ewidencji księgowej inwentarza surowców, nowe dostawy otrzymanych materiałów są odnotowywane jako obciążenie w ewidencji. Gdy którykolwiek z surowców jest wydawany z inwentarza, najczęściej do wykorzystania w procesie produkcyjnym, wypłata ta jest odnotowywana jako kredyt, zmniejszając w ten sposób całkowitą liczbę jednostek i ogólną wartość inwentarza. Wiele firm rejestruje te obciążenia i kredyty w zapasach surowców w czasie rzeczywistym, chociaż w niektórych firmach nadal jest zwyczajem rejestrowanie transakcji codziennie, a nawet co tydzień.
Uporządkowanie procesu zamawiania pomaga utrzymać stan zapasów surowców na takim poziomie, który wystarczy do podtrzymania dalszej pracy zakładu, ale nie na tyle, aby znaczna część zapasów pozostawała nienaruszona przez dłuższy czas. Monitorując częstotliwość wydawania materiałów z istniejących stanów magazynowych i porównując to z tym, ile czasu zajmuje dostawcy przetworzenie i dostarczenie nowego zamówienia surowców, można ustalić konkretne wytyczne dotyczące terminowego składania zamówień. Stały monitoring stanów magazynowych umożliwia dostosowanie częstotliwości i wielkości tych zamówień tak, aby stany magazynowe były utrzymywane w rozsądnym rozmiarze, eliminując tym samym konieczność płacenia dodatkowych podatków od zawyżonego zapasu. Chociaż proces ten był kiedyś wykonywany ręcznie, nowoczesne oprogramowanie inwentaryzacyjne można łatwo skonfigurować do śledzenia aktywności w ramach zapasów i automatycznego składania zamówień w razie potrzeby.