Kalendarz redakcyjny to plan nadchodzących tematów fabularnych dla magazynu lub gazety. Kalendarze wydawnicze powstają głównie w celach reklamowych. Na przykład, jeśli temat związany z produktami niektórych reklamodawców zostanie wykorzystany w reportażu fabularnym, firma z większym prawdopodobieństwem będzie chciała umieścić reklamę w publikacji, ponieważ czytelnicy będą zainteresowani tematem. Na przykład szczegółowy raport na temat ciąży nastolatek może pomóc w sprzedaży powierzchni reklamowej szkołom do nauki w domu i firmom produkującym produkty dla dzieci. Wykorzystanie kalendarza redakcyjnego do planowania pomysłów na historię z wyprzedzeniem pozwala również na wydanie informacji prasowej o nadchodzącej historii, aby przyciągnąć potencjalnych nowych czytelników.
Komunikat prasowy to informacja, która również promuje firmę, zapewniając jej rozgłos. Media relacjonują tę historię w formie drukowanej lub radiowej, jeśli dziennikarze i redaktorzy uznają, że informacja jest wystarczająco godna uwagi dla swoich czytelników. Ważny temat, taki jak ciąża nastolatek, który zostanie szczegółowo omówiony, może uzasadniać przyjęcie przez media komunikatu prasowego o nadchodzącej historii w gazecie lub czasopiśmie. Nie każda pozycja w kalendarzu redakcyjnym zostanie zaakceptowana jako informacja prasowa.
Głównym zastosowaniem kalendarzy planowania redakcyjnego jest funkcja sprzedaży reklam. Czasopisma i gazety rozwijają się dzięki sprzedaży reklam i stale muszą przyciągać reklamodawców do kupowania miejsca na reklamę drukowaną w swoich publikacjach. Reklamodawcy nie mogą po prostu wydawać pieniędzy na reklamę umieszczając reklamy losowo, ale muszą skierować swoje komunikaty promocyjne do określonej grupy docelowej zainteresowanej ich rodzajami produktów i usług. Czytelnicy niektórych publikacji są uważani za kwalifikowanych leadów sprzedażowych, ponieważ zazwyczaj pasują do danych demograficznych lub osobistych statystyk rynku docelowego, takich jak wiek, płeć i dochód. Motyw kalendarza redakcyjnego musi przyciągać docelowych czytelników publikacji i reklamodawców.
Innym sposobem wykorzystania kalendarza redakcyjnego jest ustalanie wytycznych dla pisarzy dotyczących przesyłania. Większość publikacji zawiera wskazówki dla pisarzy, które proszą o artykuły na tematy, które umieścili w swoim kalendarzu planowania redakcyjnego. Redaktorzy instruują autorów zainteresowanych pracą nad artykułem do publikacji, aby najpierw skierowali zapytanie lub przesłali gotowy manuskrypt do rozpatrzenia publikacji.
To, jak daleko jest ustawiony kalendarz planowania redakcyjnego, zależy od konkretnej publikacji. Często mija co najmniej kilka miesięcy, odkąd dział sprzedaży reklam będzie potrzebował czasu na sprzedaż powierzchni reklamowej, a redakcja będzie musiała wybrać najlepszego scenarzystę do reportażu, a także wyznaczyć odpowiedni termin na napisanie. Pora roku jest również czynnikiem przy przygotowywaniu numerów czasopism lub specjalnych działów gazet. Na przykład funkcja kempingowa, która zostanie wyprodukowana i rozpowszechniona w wiosennym numerze, prawdopodobnie zostanie uruchomiona jako projekt poprzedniej jesieni lub zimy.