Skomputeryzowana dokumentacja medyczna jest cyfrowym odpowiednikiem dokumentacji medycznej pacjenta przechowywanej w papierowych teczkach i teczkach w placówkach służby zdrowia. W istocie są one elektroniczną wersją tej samej dokumentacji medycznej. W wielu przypadkach, gdy lekarz chce zainwestować w skomputeryzowaną dokumentację, papierowa dokumentacja medyczna jest po prostu skanowana i wprowadzana do systemu dokumentacji medycznej.
Zamiast dokumentować informacje o pacjencie na papierze i stwarzać potrzebę archiwizacji i dodatkowej przestrzeni, elektroniczna dokumentacja medyczna jest przechowywana na serwerze komputerowym. W przeciwieństwie do swoich tradycyjnych odpowiedników, skomputeryzowana dokumentacja medyczna jest dostępna szybko i sprawnie, eliminując potrzebę fizycznego poszukiwania dokumentacji przez pracowników w biurze. To z kolei oszczędza pieniądze gabinetów lekarskich, ponieważ nie oczekuje się już od pracowników, że będą tracić czas na pobieranie danych. Wyszukiwanie i odzyskiwanie dokumentacji medycznej jest tak proste, jak pisanie na klawiaturze i klikanie przycisków myszy.
Dla profesjonalistów korzyści płynące z korzystania z skomputeryzowanej dokumentacji medycznej są liczne. Oprócz oszczędzania czasu i pieniędzy, cyfrowe akta pomagają lekarzom lepiej służyć pacjentom, ponieważ pacjenci nie muszą już niepotrzebnie czekać, aż pracownik przeszukuje akta. Rekordy mogą być segregowane i powiązane według dowolnej liczby czynników. Rejestry cyfrowe mogą błyskawicznie powiększyć biuro i zapewnić bezpieczniejszą lokalizację do przechowywania plików, które w przypadku fizycznego są chronione tylko za pomocą zamków.
Istnieje również wiele osobistych korzyści, których pacjenci mogą doświadczyć, gdyby ich pracownicy służby zdrowia wdrożyli skomputeryzowane prowadzenie dokumentacji medycznej. Na przykład cyfrowa dokumentacja medyczna jest łatwo dostępna w nagłych wypadkach. Rejestry można szybko aktualizować w przypadku pacjentów z poważnymi, postępującymi lub przewlekłymi chorobami. Osoby z zapisami cyfrowymi nie muszą się martwić o niezabezpieczone miejsca przechowywania lub utratę zapisów w wyniku kradzieży, wypadku lub klęski żywiołowej. Pacjenci mogą również mieć możliwość wyboru, kto może uzyskać dostęp do ich plików i w jakim celu.
Podczas gdy skomputeryzowana dokumentacja medyczna może być określana jako indywidualne „pliki” lub „foldery”, celem i faktycznym celem stosowania tej metody jest posiadanie zasobów przeznaczonych do przechowywania pełnych i dokładnych informacji o pacjencie. Teoretycznie każdy pacjent ma swoją pełną historię w aktach zaawansowanego i bezpiecznego skomputeryzowanego systemu dokumentacji medycznej. Wszyscy pracownicy służby zdrowia mieliby dostęp do tej samej dokumentacji pacjentów, co ułatwiłoby im pracę, a ich pacjentom większe prawdopodobieństwo poddania się właściwemu leczeniu.