Księga kasowa to dziennik lub księga rachunkowa, w której rejestrowane są wszystkie transakcje biznesowe. Sama księga kasowa jest zwykle zorganizowana w porządku chronologicznym, a księga jest rutynowo porównywana z wyciągami bankowymi, aby upewnić się, że księga jest dokładna. Niektóre firmy używają dwóch książek — jednej dla przychodzących i jednej dla wychodzących pieniędzy. Książka ma zarówno formę fizyczną, jak i elektroniczną, a niektóre firmy używają obu jednocześnie. Księgi kasowe są również wykorzystywane do audytów wewnętrznych i zewnętrznych, aby upewnić się, że pieniądze nie wychodzą nielegalnie, oraz aby upewnić się, że wszystkie oświadczenia biznesowe są dokładne.
Sama księga kasowa jest zorganizowana w prosty sposób. Wszystkie zapisy mają charakter chronologiczny i są zwykle zapisywane w księdze, gdy transakcja ma miejsce lub wkrótce po jej zakończeniu, aby księga była jak najdokładniejsza. Aby upewnić się, że księga jest dokładna, menedżerowie zazwyczaj sprawdzają księgę rutynowo, na przykład raz dziennie lub raz w tygodniu, i porównują wyciągi bankowe, aby upewnić się, że żadne transakcje nie zostały pominięte i żadne transakcje nie były fałszywe.
Aby oddzielić transakcje, niektóre firmy będą używać dwóch różnych ksiąg kasowych. Jeden będzie przeznaczony na wszystkie pieniądze przychodzące, a drugi na pieniądze wychodzące. Dla firmy z dużą liczbą transakcji może to być idealne, ponieważ łatwiej będzie przeszukiwać transakcje w celu porównania zapisów z wyciągami bankowymi.
Kiedy rozpoczęto koncepcję księgi kasowej, dostępne były tylko księgi papierowe, ale księgi kasowe mogą być również elektroniczne. Fizyczna książka może być trudniejsza do kradzieży, ponieważ nie da się jej zhakować, ale może też zajmować dużo miejsca. Książka elektroniczna zajmuje niewiele miejsca i zwykle daje użytkownikom narzędzia i wykresy do lepszego rejestrowania i prezentowania ewidencji kasowej. Wiele firm korzysta zarówno z ksiąg fizycznych, jak i elektronicznych, więc istnieją oddzielne rejestry, aby utrudnić pracownikowi lub kierownikowi kradzież pieniędzy.
Oprócz śledzenia wszystkich transakcji biznesowych, inną ważną rolą księgi kasowej jest służenie jako narzędzie audytu. Audyty mogą być wewnętrzne lub zewnętrzne; audyt wewnętrzny jest uruchamiany przez firmę, która posiada księgę, a audyt zewnętrzny jest uruchamiany przez inny podmiot, taki jak rząd lub spółka stowarzyszona. Sprawdzając ewidencję kasową, porównując zapisy z wyciągami bankowymi i przeliczając rzeczywistą kwotę pieniędzy w firmie, menedżerowie mogą wykryć oszustwo lub nadużycie pieniędzy. Prowadzenie ksiąg kasowych pokazuje również, że firma jest transparentna, co zwykle prowadzi do większego zaufania do firmy.