Firma produkcyjna ma trzy główne komponenty do śledzenia podczas procesów produkcyjnych: materiały, robociznę i koszty ogólne. Księgowi kosztów używają różnych ksiąg rachunkowych — dzienników lub ksiąg — do śledzenia kosztów związanych z dowolną działalnością produkcyjną. W księdze materiałowej przechowywane są wszystkie transakcje związane z zakupem i wykorzystaniem materiałów do produkcji towarów. Każde użycie lub przemieszczanie materiałów ma wpis w tej księdze, niezależnie od tego, czy firma korzysta ze zlecenia pracy, czy systemu kalkulacji kosztów procesu. Księga materiałowa ma ogromne znaczenie dla działalności produkcyjnej.
Księga materiałowa może mieć kilka ksiąg pomocniczych lub dzienników. Zapewnia to bardziej dogłębne podejście do rejestrowania i raportowania danych finansowych związanych z działalnością produkcyjną. Kilka wspólnych ksiąg pomocniczych może być rozrachunkami z dostawcami, różnymi dziennikami dla rodzajów materiałów wykorzystywanych w produkcji i podobnymi księgami rachunkowymi. Księga główna zawiera tylko zbiorcze informacje o różnych transakcjach, dzięki czemu księga jest bardziej zwięzła podczas przeglądania liczb. Księgowi kosztów są odpowiedzialni za prowadzenie wszystkich ksiąg i ksiąg pomocniczych w tym procesie księgowym.
Materiały bezpośrednie to jedyne pozycje lub transakcje zarejestrowane w księdze materiałów. Przedmioty mają klasyfikację materiałów bezpośrednich, gdy zasób jest absolutnie niezbędny do wytworzenia produktu. Na przykład stalowe widżety wymagają stali jako głównego materiału produkcyjnego. Wszelkie zakupy lub zastosowania stali z zapasów materiałów firmy są reprezentowane w księdze materiałowej. Ponownie, księgi pomocnicze mogą być konieczne, jeśli firma potrzebuje kilku rodzajów materiałów bezpośrednich do wytworzenia towaru.
Na system księgowania kosztów firmy składa się kilka ksiąg rachunkowych i rachunków finansowych. Wraz z bezpośrednią księgą materiałową księgowi mogą używać ksiąg rachunkowych do rejestrowania bezpośredniej robocizny do produkcji towarów i kosztów ogólnych — kosztów pośrednich, których nie można przypisać do pojedynczego towaru. Wszystkie te indywidualne konta wpływają na konto produkcji w toku (WIP) w systemie rachunku kosztów. Konto WIP wskazuje koszt każdego zasobu aktualnie używanego do produkcji towarów. Dlatego wpis będzie miał reprezentację w co najmniej dwóch księgach, takich jak na przykład księga materiałowa i księga PWT.
Celem ksiąg jest rejestrowanie kosztów materiałów użytych do produkcji towarów. Wszystkie partie lub przetwarzanie towarów wiążą się z pewnymi kosztami. Księgowi kosztów potrzebują tych informacji, aby przyporządkować koszty produkcji do wszystkich towarów w procesie produkcyjnym. Pozwala to firmie ocenić, jak wydajnie wykorzystuje materiały do produkcji przedmiotów.