Księga sprzedaży to narzędzie księgowe używane w biznesie do śledzenia dokonanej sprzedaży lub faktur wysłanych do klientów. Księga sprzedaży może być bardzo prosta lub złożona, w zależności od wielkości i charakteru firmy. Kiedyś księgi sprzedaży były pisane odręcznie w zeszytach, z różnymi kolumnami, ale obecnie znacznie częściej można śledzić wydatki za pomocą elektronicznego arkusza kalkulacyjnego lub programów komputerowych księgowych, które są łatwiejsze do uporządkowania, sortowania i zmieniania w razie potrzeby. Ogólnie rzecz biorąc, tego typu księga zawiera wiele różnych kolumn, w tym datę, numer faktury, jeśli dotyczy, opis produktu lub usługi oraz otrzymaną za to kwotę.
Prowadzenie dokładnej księgi sprzedaży jest ważne dla firmy z wielu powodów. Pomaga nie tylko śledzić zyski i straty, ale może również pomóc w ujawnieniu trendów zakupowych lub innych rodzajów danych sprzedaży, które mogą na przykład dawać wskazówki dotyczące udanych kampanii reklamowych lub wystaw sklepowych. Ponadto księga rachunkowa może być pomocnym narzędziem do sporządzania deklaracji podatkowych na koniec roku, a także może być nieoceniona przy wyszczególnianiu zysków i wydatków, jeśli firma zostanie kiedykolwiek poddana audytowi.
Niektóre firmy muszą utworzyć księgę sprzedaży do wystawiania faktur klientom. W takim przypadku pomocne może być kilka różnych kolumn; generalnie ważna jest standardowa data, numer faktury i opis usługi. Ważna jest również data wysłania faktury, data wpłynięcia płatności oraz kwota płatności. Opis rodzaju płatności, takiego jak czek, kredyt lub gotówka, jest również ważny dla celów księgowych. Księga sprzedaży dla sprzedaży fizycznej może się nieco różnić, ponieważ są one zazwyczaj opłacane w punkcie sprzedaży, a nie rozliczane później, chociaż ogólne zasady rachunkowości są takie same.
Ogólnie dobrym pomysłem jest aktualizowanie księgi sprzedaży tak często, jak to możliwe, przynajmniej raz dziennie, jeśli nie przy każdej sprzedaży. Zautomatyzowane programy do obsługi punktów sprzedaży mogą być w stanie po prostu wydrukować rekord sprzedaży na koniec dnia, co może ułatwić ten proces. W przeciwnym razie firmy powinny usiąść raz dziennie i zanotować sprzedaż, a następnie zrównoważyć księgę tak bardzo, jak to możliwe na koniec tygodnia. Pomoże to zapobiec popełnianiu kosztownych błędów.