Księga rozchodów to dokument używany przez księgowych i księgowych do wyszczególniania wydatków poniesionych przez podmiot lub osobę fizyczną. Zazwyczaj księga rozchodów zawiera szczegółowe informacje o transakcjach, które występują w określonym przedziale czasu, takim jak tydzień, miesiąc, kwartał lub rok. W wielu krajach firmy są prawnie zobowiązane do prowadzenia ksiąg wydatków, aby rząd mógł zapobiegać i wykrywać nielegalne działania, takie jak pranie pieniędzy lub malwersacje korporacyjne.
Mogą one mieć formę książki, pojedynczej kartki papieru lub dokumentu online lub aplikacji. Księga wydatków jest zwykle ułożona w arkuszu kalkulacyjnym z serią nagłówków wymienionych w górnej części dokumentu, które dzielą transakcję finansową na kilka sekcji. Zazwyczaj różne sekcje księgi rejestrują informacje, takie jak rodzaj dokonywanej płatności, nazwa odbiorcy płatności i data transakcji. Księga zazwyczaj zawiera również miejsce na zapisanie numerów faktur wraz z numerami odcinków czeków kodów referencyjnych dla płatności elektronicznych.
Księga musi zawierać sumę wydatków bieżących, która zwykle pojawia się w każdym wierszu obok każdego zarejestrowanego wydatku. Księgowy zazwyczaj porównuje zaktualizowaną sumę wydatków z wydatkami wymienionymi na wyciągach bankowych, aby upewnić się, że transakcje są dokładnie rejestrowane. W niektórych przypadkach transakcja może pojawić się w księdze na długo przed jej pojawieniem się na wyciągu bankowym, ponieważ przetworzenie czeków i innych rodzajów transakcji może zająć kilka dni. Księgowy jest zwykle odpowiedzialny za przegląd zaległych transakcji, dopóki wszystkie pozycje nie zostaną rozliczone z banku.
W niektórych krajach właściciele firm i osoby fizyczne mogą ubiegać się o odliczenie od podatku określonych wydatków. Na ogół organy podatkowe wymagają pewnego rodzaju dowodów na poparcie tych roszczeń. Dlatego też kopie księgi rozchodów wraz z dokumentacją uzupełniającą, taką jak paragony i faktury, są czasami przekazywane organom podatkowym. W niektórych krajach urzędnicy podatkowi mogą kontrolować podatników za poprzednie lata podatkowe. W związku z tym w wielu krajach istnieją przepisy wymagające od ludzi przechowywania dokumentów finansowych, takich jak księgi rachunkowe, przez kilka lat.
Czasami firmy i osoby fizyczne mogą angażować się w spory dotyczące zaległych płatności. Zgubiony czek lub błędnie skierowana płatność elektroniczna może spowodować, że usługodawca nie otrzyma płatności. Właściciele firm i osoby, które prowadzą księgę rozchodów, mogą łatwo rozwiązać takie problemy, dostarczając informacje do świadczonej usługi, takie jak kwota płatności i data dokonania płatności. Księgowi mogą napotkać problemy prawne zarówno z organami podatkowymi, jak i innymi dostawcami, gdy płatności zostaną utracone lub niewłaściwie skierowane, a księgi rozchodowe nie będą prowadzone.