Odpisy to strategia księgowa, która pozwala na obniżenie wartości aktywów lub jako sposób na usunięcie nieściągalnego długu z dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa. Wykorzystanie odpisu to zadanie, które może pomóc firmie w dokładniejszym ewidencjonowaniu wartości aktywów obrotowych. Obejmuje to kwotę środków aktualnie znajdujących się w sekcji rozrachunków z odbiorcami dokumentacji finansowej.
Co jakiś czas firma może spotkać się z sytuacją, w której klient napotyka trudności finansowe i nie jest w stanie zapłacić za świadczone towary lub usługi. Stwarza to sytuację, w której faktura za usługi nadal pozostaje w księgach firmy jako aktywa. Gdy stanie się jasne, że nie ma szans na ściągnięcie zaległej faktury, dla firmy korzystne jest odpisanie kwoty faktury jako nieściągalnego długu.
Umorzenie konta nie jest czymś, co zwykle robi firma bez podejmowania rozsądnych prób odzyskania zaległego długu. Po podjęciu wszelkich uzasadnionych wysiłków, a dług nie zostanie spłacony, firma może ustalić, że dalsze utrzymywanie długu w księgach będzie ostatecznie kosztować więcej w podatkach, pracy i innych zasobach niż całkowita kwota długu. W takim przypadku firma zdecyduje się na dokonanie odpisu. Taka deklaracja może również skutkować wykorzystaniem kwoty nieściągalnego długu jako odpisu podatkowego, co z kolei może obniżyć kwotę podatków należnych za okres, w którym deklaracja miała miejsce.
W innych przypadkach można zezwolić na odpisy w celu zmniejszenia wartości składnika aktywów, aby dokładniej odzwierciedlić spadek wartości rynkowej w miarę starzenia się składnika aktywów. Odpis na maszyny produkcyjne lub sprzęt biurowy to przykłady wykorzystania odpisu, ponieważ oba te aktywa z czasem tracą na wartości i funkcjonalności. Proces odpisywania w wielu firmach produkcyjnych będzie wymagał procesów wewnętrznych, które mogą wiązać się z deklarowaniem, że sprzęt i powiązane części są przestarzałe, co pozwala na odpisanie pozycji jako odliczenie od podatków.