Rachunek czynszu to dokument ewidencjonujący zapłatę czynszu za dany okres czasu. Właściciel jest odpowiedzialny za wydanie i przechowywanie kopii w swoich aktach, aby była dostępna w przypadku sporu. Najemcy powinni przechowywać rachunki czynszu w bezpiecznym miejscu. Jeśli właściciel nie wystawia regularnie rachunków, najemcy mogą o nie poprosić.
Pokwitowanie czynszu wskazuje, że wynajmujący otrzymał czynsz i może być dowodem, jeśli właściciel usiłuje domagać się, że czynsz nie został zapłacony. Dokument powinien zawierać datę, kwotę, imię i nazwisko odbiorcy oraz nazwisko najemcy. Jeśli istnieją jakieś szczególne okoliczności, takie jak miesięczna obniżka czynszu, należy je wyraźnie zaznaczyć na paragonie. Może to być również ważne w przyszłości, ponieważ najemca może przedstawić dokument, aby pokazać, w jaki sposób i dlaczego historia płatności zawiera nietypowe wpisy.
Dla bezpieczeństwa wynajmujący mogą korzystać z książeczki pokwitowań z ponumerowanymi dokumentami i kalką. Zapobiega to fałszowaniu rachunków przez najemców, ponieważ właściciel może na pierwszy rzut oka sprawdzić, czy dokument jest zgodny z zapisami. Jeśli jest niesprawny lub kopia w księdze paragonów z pasującym numerem jest na coś innego, dokument jest nieważny. Możliwe są również odręczne rachunki, ale zapewniają mniejsze bezpieczeństwo, ponieważ najemcy łatwiej będzie je sfałszować.
W niektórych sytuacjach anulowany czek może pełnić rolę paragonu czynszowego. Najemcy powinni skorzystać z wiersza notatki na swoich czekach, aby zanotować, do czego służy czek, zwracając uwagę na okres, którego dotyczy czek, oraz adres. Anulowany czek pokaże, czy czynsz został zapłacony i kiedy. Wskaże również, że właściciel musiał otrzymać pieniądze, chyba że wystąpił problem w banku lub czek został skradziony, zanim właściciel miał możliwość jego zdeponowania, w takim przypadku jest to sprawa banku, a nie najemcy .
W przypadku sporu o czynsz, pokwitowanie czynszu może być przydatne jako dowód pełnej zapłaty. Dokument jest również niezbędny najemcom, którzy planują dochodzić roszczeń podatkowych. Firmy, na przykład, mogą odliczyć czynsz jako wydatek związany z prowadzeniem działalności, ale potrzebują dokumentacji dla organów podatkowych. Paragony mogą być również przydatne w przypadku konieczności odwołania się od decyzji o pomocy finansowej lub zasiłkach rządowych, aby pokazać, ile pieniędzy wnioskodawca wydaje na czynsz. Informacje na paragonie czynszu mogą być ważne przy ustalaniu uprawnień.