Pokwitowanie zamówienia to dokument, który zawiera informacje o szczegółach zamówienia i potwierdza jego otrzymanie przez firmę odpowiedzialną za jego realizację. Może zostać wysłany e-mailem lub faksem z potwierdzeniem, a czasami jest dostarczany pocztą, gdy czas realizacji zamówienia jest znaczny. Oferuje kupującemu powiadomienie o szczegółach zamówienia i zwykle zawiera informacje o tym, jak je anulować lub zmienić, jeśli to konieczne, często za pomocą formularza zwrotu dołączonego do paragonu dla wygody.
Typowe potwierdzenie zamówienia powinno zawierać nazwę i dane kontaktowe nadawcy i sprzedawcy oraz określać pozycje w zamówieniu. Będzie zawierać szacunkową datę wysyłki i dostawy, w stosownych przypadkach, oraz kwotę zamówienia, w tym podatek, koszty wysyłki, opłaty manipulacyjne i wszelkie inne wydatki. Jeśli kupujący znajdzie błąd, może go poprawić przed faktycznym wypełnieniem zamówienia, eliminując potrzebę kosztownego procesu zwrotu, w którym towary wracają do nadawcy z powodu popełnienia błędu.
Pokwitowanie zamówienia powinno również omówić warunki zamówienia. Zawiera informacje o zmianie zamówienia, zwrocie lub wymianie towaru po jego otrzymaniu oraz opłaceniu zamówienia. Warunki płatności mogą różnić się od notatki wskazującej, że zamówienie jest opłacone w całości, do notatki, że jest ono dostarczane z dostawą netto 90, co daje kupującemu 90 dni na zapłatę. Jeśli istnieją jakieś specjalne wskazówki, takie jak konieczność fizycznej obecności kogoś pod adresem w celu odebrania przedmiotów, zostaną one również umieszczone na potwierdzeniu zamówienia.
Koszyk zakupów online i systemy płatności zazwyczaj są wyposażone w generator potwierdzeń zamówień, który może wysłać wiadomość e-mail zaraz po złożeniu i potwierdzeniu zamówienia. Kupujący otrzyma wiadomość e-mail do sprawdzenia i zazwyczaj ma krótki czas na wprowadzenie zmian, chyba że przedmioty są zamówione lub nie zostały jeszcze wydane. Automatyczne zamówienia tego rodzaju mogą być również wysyłane pocztą elektroniczną za pomocą telefonu lub faksu, jeśli klient poda adres e-mail do informacji kontaktowych.
Ważne jest, aby dokładnie przejrzeć pokwitowanie zamówienia, aby sprawdzić, czy nie ma błędów. W przypadku jakichkolwiek problemów należy natychmiast powiadomić spedytora, aby można było wprowadzić wszelkie niezbędne zmiany. Wskazane jest również zapoznanie się z regulaminem, aby zapoznać się z procesem zwrotów, reklamacji i innymi kwestiami, które mogą pojawić się w trakcie procesu.