Pokwitowanie usługi to pokwitowanie wystawiane przez wykonawcę, robotnika lub innego technika w celu udokumentowania wykonanych usług. W większości przypadków paragon za usługę jest tym samym co paragon sprzedaży, z wyjątkiem tego, że dokumentuje wyświadczone usługi, a nie sprzedane towary. Na przykład rachunek za strzyżenie jest podstawowym rachunkiem za usługę. Bardziej złożone rachunki serwisowe dokumentują wykonane usługi samochodowe, wykonane prace lakiernicze lub dopłaty do frachtu i dostawy. Celem odbioru usługi jest zarówno udowodnienie, że coś zostało zrobione, jak i pokazanie, że za coś zapłacono.
Rachunki za usługi mają różne formaty. Niektóre wystawiane są jak paragony, często z kasy. Często taką formę przybierają proste usługi świadczone w sklepach lub za pośrednictwem wyspecjalizowanych sprzedawców detalicznych. Inne rachunki za usługi są wypisywane bardziej jak faktury. Na przykład kontrahenci, którzy rozliczają klientów za określoną liczbę godzin pracy, lub dostawcy, którzy zainstalowali określoną listę części, mogą wystawić własny rachunek za usługę.
Nie ma jednego dobrego lub złego sposobu na napisanie pokwitowania usługi. Jednak zazwyczaj wymagane są pewne kluczowe elementy. W większości przypadków zarówno sprzedający, jak i kupujący muszą być wymienieni. Rachunek musi być zazwyczaj opatrzony datą, a świadczone usługi powinny być szczegółowo opisane.
Do czasu wystawienia i wystawienia rachunku za usługę, usługa została już wykonana i opłacona. Mimo to istnieje kilka ważnych powodów, dla których dana osoba może chcieć zachować pokwitowanie usługi. Jeśli coś nie spełnia oczekiwań, na przykład pokwitowanie usługi służy jako dokumentacja usług, które należało wykonać. Rachunki za usługi świadczą również o wykonaniu usługi, co może mieć znaczenie w przypadku sporu co do tego, co zostało wykonane, lub jeśli zleceniobiorca kiedykolwiek twierdzi, że usługi nie zostały w pełni opłacone.
Zwykle dobrym pomysłem jest również przechowywanie rachunków za wszelkie usługi, które zostały wykonane w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli indywidualny pracownik sam zapłacił za usługi biznesowe, często może ubiegać się o zwrot kosztów od korporacji, przedstawiając pokwitowanie usługi. Właściciele firm mogą również wykorzystać rachunki za usługi, aby udowodnić wydatki związane z działalnością, które często mogą zostać odpisane jako odliczenia podatkowe.
W przypadku wykorzystania do celów podatkowych, rachunki za usługi muszą być zwykle przechowywane przez okres kilku lat. Jeśli organ podatkowy kontroluje właściciela małej firmy, właściciel ten będzie musiał mieć pod ręką pokwitowania, aby uzasadnić każde odliczenie – nawet jeśli od transakcji minęły lata. Małe firmy z dużą ilością odliczeń są często kierowane do audytów ze względu na łatwość fabrykowania świadczonych usług. Uważne śledzenie wszystkich rachunków za usługi, a także innych rodzajów rachunków wykorzystywanych do potrąceń związanych z działalnością gospodarczą, może powstrzymać audytorów.