Zarządzanie portfelem projektów (PPM) to narzędzie biznesowe służące do skutecznego zarządzania wieloma portfelami lub projektami w celu osiągnięcia ogólnego celu. Każdy indywidualny projekt jest tworzony z myślą o osiągnięciu określonego celu biznesowego lub przewagi. Wszystkie powinny przynosić korzyści całemu portfelowi projektów. PPM to parasol dla wszystkich indywidualnych projektów.
Ważne jest, aby wiedzieć, jakie korzyści przynosi każdy indywidualny projekt w ramach systemu PPM. Aby to ustalić, należy zadać szereg pytań. Obejmują one sprawdzenie, jak dobrze każdy projekt działa. Musisz także wiedzieć, czy jakikolwiek pojedynczy projekt może mieć negatywny wpływ na inne przyszłe projekty. Ostatecznie musisz wiedzieć, że pomyślny wynik wszystkich projektów przyniesie pożądany cel lub korzyść.
W systemie PPM przychodzi moment, w którym musisz ocenić proces. Ocena ta określa, czy każdy indywidualny projekt działa zadowalająco przez cały cykl życia. Osoba oceniająca projekt określa, czy jest on nadal aktualny i pracuje w kierunku pożądanego celu portfolio. Jeśli tak nie jest, dany projekt może zostać wstrzymany lub całkowicie wstrzymany.
Budując swój system PPM, musisz upewnić się, że masz odpowiednie narzędzia do prowadzenia projektu. Ze względu na swoją różnorodną funkcjonalność oferowane narzędzia komercyjne mogą wydawać się zniechęcające. Najlepszym sposobem na podejście do tego jest rozpoczęcie od małego, wprowadzając do projektu jeden element na raz.
Główne punkty, które działają na rzecz osiągnięcia sukcesu systemu PPM, obejmują koszty i korzystny pomiar, planowanie zasobów i przekazywanie kluczowych danych projektowych. Powinieneś także znać proces lub metodologię oceny projektu. Weź również pod uwagę raportowanie postępów oraz śledzenie kosztów i korzyści projektu.
Istnieje wiele narzędzi PPM, które rozwiązują wszystkie powyższe punkty. Są to pakiety aplikacji, które mogą pomóc w skutecznym utrzymaniu portfela. Artemis jest w tej dziedzinie liderem na rynku. Oferują narzędzie o nazwie PortfolioDirector, które zapewnia centralną bazę zdolną do rejestrowania wszystkich bieżących i proponowanych inwestycji biznesowych istniejących w firmie.
Kolejnym pakietem jest Changepoint. Zapewnia to informacje graficzne, które umożliwiają menedżerom śledzenie portfela projektów w czasie rzeczywistym. Za pomocą pulpitu menedżer może zobaczyć krytyczne informacje biznesowe z wielu projektów na jednym, widocznym ekranie. Dostępnych jest znacznie więcej uznanych i wyrafinowanych pakietów. Wszystkie powinny być dość łatwe w użyciu, ponieważ ich ostatecznym celem jest pomyślne wdrożenie systemu PPM.