Projekt oferty obejmuje licytację o pracę do wykonania dla firmy. Ta praca może obejmować wszystko, od usług drukarskich po budowę. Firmy często wysyłają zapytanie ofertowe (RFP), wysyłając szablon oferty do kilku firm, które są zainteresowane ukończeniem projektu. Firmy zaproszone do składania ofert wybierają, czy chcą wziąć udział w konkursie ofert na projekt oferty.
Firma rozważająca złożenie oferty musi wziąć pod uwagę wiele rzeczy, gdy kończy proces licytacji. Będzie musiała przeanalizować szczegóły projektu, aby oszacować, ile będzie kosztowało firmę ukończenie projektu. Ta kwota plus oszacowanie pożądanego zysku da w wyniku propozycję oferty projektowej. Firma może przegrać projekt ze zbyt wysoką ceną oferty, chyba że ogólna wartość jest dobra. Szacunki kosztów muszą być dokładne, ponieważ kwota oferty będzie musiała zostać uznana, jeśli firma wygra ofertę przetargową na projekt.
W szkołach biznesu i w Internecie dostępne są warsztaty i kursy pisania propozycji. Wielu ekspertów zajmujących się pisaniem ofert zaleca używanie prostego języka i nie przedłużanie dokumentu ofertowego, niż jest to konieczne. Uważa się również, że korzystne jest traktowanie wyceny projektu lub oferty nie jako kosztu, ale jako inwestycję w projekt. Na przykład, odpowiadając na zapytanie ofertowe dotyczące instalacji maszyny, respondent może wspomnieć o czymś w rodzaju „inwestycja Twojej firmy w maszynę XYZ wynosi tylko 2,150 USD, co obejmuje regularną konserwację, uzupełnianie i gwarancję”.
Organizacja, która zaprosiła do składania ofert, przegląda wszystkie oferty dotyczące swojego projektu propozycji. Należy dokładnie przyjrzeć się wartości, czyli temu, co zawiera cena oferty. Po podjęciu decyzji, który dostawca usług lub produktów wygrał przetarg, firma informuje tę organizację. Innym oferentom można wysłać uprzejmą notatkę z podziękowaniem za ich propozycje.
Jeżeli firma jest zapraszana do regularnego składania ofert przetargowych, może mieć własny szablon, na który może odpowiedzieć. Niektóre firmy zatrudniają profesjonalnego autora propozycji, który odpowiada na zapytania ofertowe jako jego główny obowiązek pracy. Twórcy propozycji są typem copywritera. Copywriterzy wykorzystują przekonującą komunikację pisemną, aby przekonać innych do podjęcia określonego działania. W przypadku projektu ofertowego, pożądane działanie należy wybrać jako zwycięską ofertę.