Formularz propozycji oferty jest dokumentem używanym przez wykonawców i dostawców w celu przedstawienia wyceny projektu lub zlecenia. Formularze te są wykorzystywane w biznesie do wielu działań zakupowych, a także są szeroko stosowane w branży budowlanej do wyceny projektów budowlanych. Wstępny szablon propozycji oferty jest tworzony przez właściciela, dewelopera lub nabywcę i uzupełniany przez wykonawcę lub dostawcę zgodnie z wymaganiami właściciela.
Oferta przetargowa jest często wystawiana w odpowiedzi na zapytanie ofertowe (RFP). Gdy właściciel lub deweloper musi zatrudnić wykonawcę lub kupić materiały od dostawcy, właściciel wystawi zapytanie ofertowe potencjalnym oferentom. RFP często zawiera formularz propozycji oferty, który musi wypełnić i złożyć każdy oferent. Zapytanie ofertowe wskaże również, jakiego rodzaju informacje muszą być zawarte w każdej ofercie.
Aby skompletować ofertę przetargową, wykonawca musi najpierw oszacować koszt wykonania określonej pracy lub dostarczenia konkretnego produktu. Musi następnie wpisać swoją cenę we wzorze oferty zgodnie z instrukcjami właściciela. Formularz wniosku może również zawierać sekcje dotyczące zastępców, aneksów, projektów pobocznych lub specjalnych wymagań. Większość z tych formularzy będzie zawierać informacje o harmonogramie realizacji projektu, a także warunki i informacje o projekcie. Zazwyczaj istnieje również obszar, w którym oferenci mogą podać szczegółowe wyłączenia lub warunki dotyczące ich ceny.
Szablony te oferują szereg korzyści zarówno oferentom, jak i właścicielom projektów. Główną zaletą dla właściciela jest to, że ta technika oferuje porównanie cen „jabłka do jabłek”, co oznacza, że właściciel może szybko porównać ceny, ponieważ zakres i warunki projektu są podobne lub identyczne. Wykonawca ma tę zaletę, że dokładnie wie, czego oczekuje właściciel i jak należy przedstawić cenę dla jasności. Szablony propozycji ofert pomagają również zapobiegać zmyleniu właścicieli z powodu wykluczeń lub rozbieżności w zakresie wymienionych w ofertach poszczególnych wykonawców.
Chociaż formularz propozycji oferty jest często tworzony przez właścicieli dla konkretnego projektu, wielu wykonawców ma również własne formularze wewnętrzne. Gdy zostanie wydane zapytanie ofertowe, które nie zawiera formularza propozycji oferty, wykonawca lub dostawca użyje własnego formularza do przedstawienia wyceny projektu. Formularze te zazwyczaj zawierają wszystkie standardowe warunki wymagane przez wykonawcę i zawierają miejsce, w którym oferenci mogą dodać informacje o cenach, a także szczegółowe warunki i wyłączenia dotyczące projektu.