Zapytanie o kwalifikacje (RFQ) to dokument, który zawiera listę wymagań projektu i wymaga od wykonawców złożenia deklaracji zainteresowania, w tym wykazania ich zdolności do ukończenia projektu. Jest to narzędzie do wstępnej kwalifikacji używane przez firmy, które są w trakcie zbierania ofert na projekt. Dokument ten jest czasami rozpowszechniany przed bardziej szczegółowym zapytaniem ofertowym (RFP).
Podstawowym celem wniosku o kwalifikacje jest ustalenie, czy firma składająca ofertę posiada umiejętności potrzebne do uzyskania pożądanego rezultatu. W tym celu dokument musi zawierać dokładny przegląd projektu. Niektóre z najczęstszych szczegółów to podstawowy opis projektu, przybliżony budżet, jakie umiejętności są potrzebne oraz wszelkie specjalne warunki, o których wykonawca powinien być świadomy. Dokument będzie również zazwyczaj zawierał informacje kontaktowe i termin składania wniosków.
Wniosek o kwalifikacje można również wykorzystać do ustalenia, czy wykonawca może pomóc w wyjaśnieniu parametrów dla źle zdefiniowanego projektu. Jest to najbardziej powszechne, gdy dany problem wymaga opinii eksperta, aby można go było właściwie rozwiązać. Zdolność wykonawcy do zagłębienia się w problem i stworzenia skutecznych ram dla kontynuowania projektu może być czynnikiem, który zadecyduje o tym, czy zostanie on zaproszony do złożenia odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
Po złożeniu przez wszystkie zainteresowane firmy wniosku o kwalifikacje do firmy zatrudniającej, każdy formularz jest oceniany. Większość firm posiada system do zarządzania tym procesem, dzięki czemu każdemu zgłoszeniu poświęca się wnikliwą i równą uwagę. Po określeniu najlepszych kandydatów zazwyczaj przygotowuje się komunikaty dla wszystkich kandydatów w celu poinformowania ich o ich statusie. Wybrani wnioskodawcy są następnie zapraszani do przedstawienia swoich planów realizacji projektu. Po prezentacjach firma zazwyczaj rozsyła zapytanie ofertowe do najlepszych kandydatów, aby mogli przedstawić szczegóły swojego przewidywanego podejścia, opłat i innych szczegółów projektu.
Niektóre firmy będą rozpowszechniać wniosek o zainteresowanie (RFI) przed opublikowaniem wniosku o kwalifikacje. Dokument ten po prostu prosi wykonawców, którzy chcą złożyć ofertę na projekt, o złożenie oświadczenia wskazującego na zainteresowanie. Nie zawiera tylu informacji o projekcie, co zapytanie ofertowe, ale zazwyczaj wystarczy, aby pomóc wykonawcy w podjęciu decyzji o złożeniu oferty. Dokument będzie zwykle zawierał również informacje o tym, jak poprosić o zapytanie ofertowe.