Przetwarzanie zaplecza to czynność przetwarzania dokumentów, więc zamówienia przechodzą lub dokumenty wchodzą w życie. Z wyjątkiem rzadkich przypadków, całe przetwarzanie odbywa się technicznie na zapleczu. Termin „przetwarzanie back office” to termin ogólny, który obejmuje przetwarzanie prawie każdego dokumentu; istnieje między innymi przetwarzanie płac, przetwarzanie faktur i przetwarzanie baz danych. Podczas gdy większość firm wykonuje to przetwarzanie we własnych biurach zaplecza, niektóre zlecają na zewnątrz innym firmom, które świadczą usługi zaplecza. Przetwarzanie dokumentu może odbywać się ręcznie, automatycznie lub za pomocą kombinacji tych dwóch; większość przetwarzania na początku XXI wieku to mieszanka.
Gdy formularz lub plik jest wypełniany przez konsumenta lub pracownika, musi zostać przetworzony, aby formularz mógł wejść w życie. Pracownicy back office — pracownicy, którzy wspierają firmę, ale nie są widziani przez klientów — wykonują to przetwarzanie. Czasami pracownik front office wykonuje przetwarzanie, na przykład przedstawiciel banku przetwarza formularz przed klientem, aby ustalić, czy kwalifikuje się on do karty kredytowej, ale większość przetwarzania to przetwarzanie w biurze. Dzięki temu recepcja może wchodzić w interakcję z klientem, a klient nie siedzi w pobliżu, czekając na wprowadzenie formularza do komputera.
Dokumenty obsługiwane w procesie back office są różne. Pracownicy back office mogą przetwarzać wnioski płacowe, faktury od dostawców, rozliczenia klientów, dokumenty weryfikacyjne oraz wiele innych plików i formularzy. Jeśli firma posiada formularz lub akta, zwykle w pewnym momencie przechodzi przez ten dział zaplecza.
Jeśli wymagane jest przetwarzanie zaplecza, można to zrobić wewnętrznie lub przez inną firmę. Większość firm korzysta z wewnętrznego zaplecza, ponieważ firma może bezpośrednio nadzorować pracownika zaplecza. Pomaga to zmniejszyć prawdopodobieństwo kradzieży lub manipulowania poufnymi dokumentami. Firmy mogą również zlecać usługi back office niezależnym firmom w celu wykonywania tych samych zadań.
Dokumenty mogą być przetwarzane ręcznie, automatycznie lub za pomocą kombinacji tych dwóch. Ręczne przetwarzanie na zapleczu nie obejmuje komputera; zamiast tego pracownik back office po prostu zapisuje informacje w książce. Automatyczne przetwarzanie odbywa się w całości przez komputer, bez interakcji człowieka. Większość przetwarzania obejmuje obie metody; pracownik back office wprowadzi informacje do komputera, a komputer doda dokument do bazy danych i wykona wszelkie inne wymagane etapy przetwarzania.