Zarządzanie personelem cywilnym to proces wykorzystywany przez organizacje wojskowe w celu śledzenia i pracy z zatrudnionymi przez nie cywilami. Systemy te tworzą bufor między systemami wojskowymi a systemami niemilitarnymi, zapewniając zarówno dostęp do pracowników, jak i bezpieczeństwo wywiadu wojskowego. Zarządzanie personelem cywilnym może przybierać różne formy; z części działu zasobów ludzkich bazy wojskowej do systemu komputerowego, który zawiera informacje dotyczące pracowników cywilnych.
Bardzo rzadko zdarza się, że w organizacji wojskowej nie ma dużej liczby osób spoza wojska pełniących obowiązki u boku żołnierzy. Ci ludzie zajmą się wszystkim, od prac porządkowych, przez księgowość, po prowadzenie całych działów. Chociaż niektórzy z tych pracowników to byli wojskowi, którzy obecnie pracują w roli wsparcia lub doradcy, wielu z nich w ogóle nie przeszło żadnego przeszkolenia wojskowego. Stwarza to podstawowy podział poglądów i oczekiwań między cywilami a personelem wojskowym.
W przypadku użycia do opisu działu w organizacji wojskowej zarządzanie personelem cywilnym jest prawie zawsze podsekcją działu zasobów ludzkich. Dział ten zajmuje się codzienną działalnością cywilów pracujących w danej bazie lub nad konkretnym projektem. Poza zarządzaniem tylko częścią pracowników, jest to prawie takie samo, jak w przypadku innych działów zasobów ludzkich. Jedyną prawdziwą różnicą jest tak ścisłe przestrzeganie przepisów rządowych i poświadczeń bezpieczeństwa.
W komputerowym systemie zarządzania personelem cywilnym złożoność i różnice są znacznie większe niż w przypadku standardowych systemów zarządzania. Najbardziej rażąca różnica wynika z używanych protokołów bezpieczeństwa. W wielu systemach korporacyjnych cały system znajduje się w jednej barierze ochronnej. Systemy wojskowe mają zazwyczaj dwie wyraźnie różne sekcje zarządzania, jedną dla wojska, a drugą dla pracowników cywilnych.
Te dwa systemy są od siebie oddzielone, ale mają znaczną liczbę interakcji. Największym powodem tej separacji jest bezpieczeństwo. Aby zabezpieczyć informacje przed pracownikami cywilnymi i wszelkimi niechcianymi obserwatorami, informacje wojskowe są oddzielone od informacji niemilitarnych. Gdy system wymaga informacji dotyczących obu grup, system sprawdzi poziomy uprawnień użytkownika, a następnie utworzy połączony rekord z tymi informacjami.
Drugim ważnym powodem oddzielenia zarządzania personelem cywilnym od systemu wojskowego jest różnica w metodach zarządzania pracownikami. W standardowej firmie mogą istnieć pracownicy godzinowi i pracownicy najemni, którzy mają bardzo różne harmonogramy płatności i świadczeń w tym samym systemie. To nawet nie zbliża się do różnic między systemem cywilnym, takim jak ten, a takim, który wykorzystuje informacje wojskowe. Długoterminowa i zobowiązana metodologia kontraktu wojskowego sprawia, że system cywilny jest nieodpowiedni w wielu okolicznościach.