Mówiąc prościej, raport finansowy projektu to dokument, który określa ogólną wydajność projektu, jego ramy czasowe i budżet. Wiele firm i przedsiębiorstw używa ich do śledzenia rentowności i kosztów różnych przedsięwzięć, są one również przydatne dla rządów i innych organizacji. Specyfika tego, co się z tym wiąże, zwykle będzie się nieco zmieniać w zależności od charakteru danego projektu, ale w większości przypadków podstawowe elementy wszystkich raportów są mniej więcej takie same: wszystkie określają na przykład podstawowe przychody i wydatki, a także określają metody alokacji; przez większość czasu identyfikują również nadrzędne cele i oczekiwania projektu. Raporty są często wymagane przez podmioty zewnętrzne, które mają interes finansowy w opisywanych projektach, a w wielu przypadkach sukces i dalsze finansowanie przedsięwzięć zależy od tego, czy inwestorzy są zadowoleni z przekazywanych danych liczbowych i statystyk. Czasami raporty są dołączane do większego raportu rocznego korporacji, który zwykle jest dostarczany akcjonariuszom, ale zwykle można go również zażądać i opublikować niezależnie. Czas jest zwykle zależny od tego, kiedy projekt jest zakończony lub, alternatywnie, kiedy główni inwestorzy chcą raportu z postępów.
Ogólne zrozumienie sprawozdań finansowych i raportów
Sprawozdania finansowe mają kluczowe znaczenie dla wszystkich przedsięwzięć biznesowych, zarówno dużych, jak i małych, dla zysku lub nie. Istnieje wiele różnych typów, w dużej mierze dostosowanych do wielu różnych celów. Jednym z przykładów jest zestawienie zysków i strat, znane również jako zestawienie dochodów i wydatków lub zestawienie dochodów i wydatków; innym jest bilans lub raport salda konta. Raport przepływów pieniężnych jest mniej powszechny w mniejszych jednostkach i rzadko jest tworzony przez osoby fizyczne.
W większości przypadków to, co wyróżnia raport finansowy dotyczący konkretnego projektu, to jego zakres. Wszystkie trzy podstawowe typy sprawozdań finansowych można stosować szeroko lub konkretnie, a wszystkie mogą być zawarte w raporcie z projektu, jeśli są wykorzystywane do szczegółowego przedstawiania perspektyw lub wyników konkretnego, wyizolowanego projektu.
Specyfika tego, co raporty z projektów muszą szczegółowo opisywać
Typowy raport finansowy projektu zazwyczaj zawiera pisemną narrację informującą czytelnika o celach i postępach projektu. W tej części raportu zostaną również omówione przekroczenia projektów i problemy mające wpływ na wyniki finansowe. Zwykle uwzględnia się również raportowanie, ile pieniędzy zostało zdobytych lub utraconych w określonym czasie, jak te zyski lub straty pojawiły się na różnych rachunkach oraz ile pieniędzy pochodziło z działań generujących dochody, działalności inwestycyjnej i pożyczek. Wiele z nich różni się w zależności od samego projektu, przy czym dłuższe i bardziej złożone przedsięwzięcia wymagają więcej. Zawarte w nim podstawowe elementy są jednak zwykle dość spójne.
Przychody i wydatki
W księgowości projektowej zwykle konieczne jest bardzo precyzyjne alokowanie przychodów i wydatków. Dochód musi być bezpośrednio powiązany np. z projektem. W większości przypadków wydatki zostaną podzielone na dwie szerokie grupy: wydatki bezpośrednie i pośrednie.
Wydatki bezpośrednie ponoszone są wyłącznie w związku z działaniami projektowymi, takimi jak robocizna i dostawy projektowe. Wydatki pośrednie są dzielone z innymi projektami lub działaniami. Obejmują one zarządzanie ponad zarządzanie projektami oraz kilka funkcji pomocniczych, takich jak kontrola jakości czy marketing.
Alokacja kosztów pośrednich jest często nieco bardziej skomplikowana. Chociaż istnieją standardy alokacji opracowane przez specjalistów księgowych, mogą one być przedmiotem dyskusji. Przykładem takiej debaty o kosztach jest prawidłowy sposób alokacji czasu kierownika działu nieobsługującego projektów z kilkoma osobami technicznymi przydzielonymi do różnych kierowników projektów w celu kontroli jakości. Jeśli kierownik kontroli jakości nie musi faktycznie weryfikować pracy wykonywanej przez swojego pracownika, czy powinien nadal poświęcać część swojego czasu na zarządzanie pracownikiem ze względu na pośrednie koszty zapewnienia powierzchni biurowej, wynajmu, szkoleń i inne związane z tym koszty zarządzania z udostępnieniem pracownika technicznego do projektu jest nieco kontrowersyjne — niektóre raporty uwzględniają to, a inne nie.
Definiowanie większego zakresu
Innym problemem związanym z przeglądem sprawozdania finansowego projektu jest określenie zakresu projektu. Projekty często ulegają rozszerzeniu lub przesunięciu w czasie, lub też zmieniają się poziomy finansowania. Zestawienie pracy opisujące pracę do wykonania, harmonogram i koszt należy w odpowiednim czasie zweryfikować. Ta rozszerzona praca powinna być wyraźnie określona w pisemnej części sprawozdania finansowego projektu, aby można było jasno określić skuteczność i sukces projektu.