Specyfikacja projektu to szczegółowy dokument zawierający informacje o cechach projektu w celu ustalenia kryteriów, które deweloperzy będą musieli spełnić. Specyfikacje projektowe są używane do wszystkiego, od układania planów nowego statku kosmicznego po rozwiązywanie problemów projektowych związanych z uchwytem na ołówki. Ten dokument zawiera wskazówki dla zespołu programistów, a także pozwala klientowi mieć jasny wkład w proces projektowania. Mając na początku jasno określone oczekiwania, można wyeliminować zamieszanie po obu stronach.
Jedna część specyfikacji projektu omawia przeznaczenie i charakter tego zastosowania. Deweloperzy pracujący nad nowym odcinkiem autostrady, na przykład, dyskutowaliby, gdzie będzie przebiegać droga, ile ma pasów i ile samochodów powinna zobaczyć w ciągu dnia, na podstawie wstępnych badań. Cel projektu powinien być jasny z tej sekcji specyfikacji projektu, aby wyeliminować problemy projektowe, takie jak nieprzygotowanie do przewidywanego użycia.
Specyfikacja projektu będzie również zawierać szczegółowy opis specyfikacji, w tym wymiary, wagę, całkowity koszt i tak dalej. Powinna omówić ciężary załadowane i puste, a także wszelkie inne tematy, które mogą mieć znaczenie. Im więcej szczegółów, tym łatwiej będzie zespołowi programistycznemu dostarczyć dokładnie to, czego oczekuje klient. Szczegóły mogą być również ważne w przypadku sporu; na przykład, jeśli firma zamawia regały o określonej wielkości, a gotowy produkt nie jest odpowiedni, może wskazać linię w specyfikacji projektu i poprosić o ponowne wykonanie półek.
Ten dokument tworzy przydatne rubryki do oceny wydajności. W momencie dostawy klient i zespół programistów mogą przejrzeć dokument jako listę kontrolną, aby upewnić się, że wszystkie kryteria zostały spełnione. Jeśli zespół nie może zająć się konkretną specyfikacją, musi podać informacje o tym, dlaczego i powinien skontaktować się z klientem podczas opracowywania, aby omówić sytuację i porozmawiać o różnych możliwościach rozwiązania tego problemu. Na przykład, jeśli nie można zmieścić sześciu siedzeń w samochodzie, przesunięcie bagażnika może rozwiązać problem.
Obie strony powinny bardzo uważnie przeczytać specyfikację projektu przed autoryzacją kolejnego kroku w rozwoju. Klienci muszą go przeczytać, aby zobaczyć, czy są reprezentowane pożądane przez nich cechy. Jeśli czegoś brakuje lub nie spełnia pożądanych kryteriów, powinni poprosić o poprawki. Zespoły programistyczne zapoznają się z dokumentacją, aby zaplanować proces rozwoju, a jeśli zidentyfikują coś, o czym wiedzą, że nie będzie wykonalne lub co może wywołać konflikt, powinny omówić to przed zaakceptowaniem umowy.