System kaucji za wynajem to system, w którym kaucja płacona przez najemcę na początku umowy najmu jest chroniona. Wiąże się to z podjęciem kroków w celu zagwarantowania, że właściciel będzie przestrzegał prawnego wymogu zwrotu kaucji, jeśli nieruchomość nie zostanie uszkodzona. Różne opcje systemu kaucji za wynajem wymuszają tę ochronę na różne sposoby.
Jednym z najbardziej znanych przykładów systemu kaucji za wynajem jest Wielka Brytania. Istnieją trzy, wspierane przez rząd, prywatne systemy depozytów najmu: Deposit Protection Service, Tenancy Deposit Solutions lub MyDeposits i Tenancy Deposit Scheme. Od 6 kwietnia 2007 r. większość właścicieli jest prawnie zobowiązana do ochrony depozytów w jednym z tych trzech programów.
Istnieją dwa główne rodzaje kaucji za wynajem, znane jako depozytowe i ubezpieczeniowe. W Wielkiej Brytanii usługa ochrony depozytów oferuje jedyny system powierniczy. MyDeposits i Tenancy Deposit Scheme oferują programy oparte na ubezpieczeniach. System kaucji za najem przyjmuje depozyty wyłącznie od właścicieli, którzy są członkami zatwierdzonego stowarzyszenia zawodowego, takiego jak Association of Residential Letting Agents.
W przypadku programu powierniczego właściciel lokalu przekazuje kaucję na początku najmu organizacji prowadzącej program. Po zakończeniu najmu, program przekazuje pieniądze wynajmującemu, najemcy lub obu, w zależności od tego, czy doszło do szkód w nieruchomości. W Wielkiej Brytanii nie ma opłat za korzystanie z programu powierniczego; organizacja prowadząca program zarabia na odsetkach, które zarabia podczas trzymania lokaty.
W przypadku programu opartego na ubezpieczeniu, wynajmujący zatrzymuje kaucję w okresie najmu, a nie przekazuje go do programu. Zamiast tego wynajmujący płaci składkę ubezpieczeniową, która chroni przed niezwróceniem kaucji przez wynajmującego. Jeśli tak się stanie, program płaci najemcy odpowiednią opłatę, a następnie dochodzi od wynajmującego, aby odzyskać pieniądze.
Oba rodzaje systemów kaucji za wynajem mają system rozstrzygania sporów. We wszystkich przypadkach każda kwota, która nie jest sporna, trafia do najemcy, podczas gdy sporna kwota pozostaje w programie lub jest wpłacana przez właściciela do programu, w zależności od konfiguracji. Schematy działają w procesie znanym jako alternatywne rozstrzyganie sporów, który ma na celu nieformalne wysłuchanie argumentów i podjęcie decyzji. Właściciel lub najemca może odmówić skorzystania z tego procesu, a zamiast tego może skierować sprawę do sądu, ale jeśli obie strony zgodzą się skorzystać z tego procesu, są prawnie związane decyzją.