Kiedy firma decyduje się na zakup produktu lub usługi i chce pozyskać potencjalnych dostawców, najpierw pisze zapytanie ofertowe (RFP). RFP określa kryteria, które dostawcy mają uwzględnić, proponując, dlaczego powinni zostać zatrudnieni do pracy. Ważne jest, aby napisać zapytanie ofertowe, które jest jasne i zawiera wszystkie potrzebne informacje, jednocześnie przedstawiając firmę w pozytywnym świetle. Źle napisane zapytanie ofertowe może oznaczać, że firma może skończyć z głównie niewykwalifikowanymi lub słabszymi dostawcami lub w ogóle nie otrzymać ofert.
Pierwszym krokiem do napisania zapytania ofertowego jest po prostu określenie, czego dokładnie potrzebuje firma. Choć brzmi to dość prosto, w rzeczywistości jest to krok najczęściej ignorowany przez firmy. Wiele firm zaczyna pisać RFP bez jasnego zrozumienia, jakie są ich potrzeby i pragnienia, a ostatecznie kończy się proszeniem o zbyt wiele, zbyt mało lub sprzeczne rzeczy. O wkład należy zabiegać od wszystkich zaangażowanych w projekt, którego dotyczy problem, i należy osiągnąć konsensus co do tego, co jest rzeczywiście potrzebne, zanim jeszcze rozpocznie się RFP.
Sprzedawcy będą musieli wiedzieć, co dokładnie musisz osiągnąć, a co po prostu chcesz osiągnąć. Wiele firm popełnia błąd, pisząc zapytanie ofertowe polegające na stworzeniu listy życzeń swoich wymarzonych funkcji, ale używając słów takich jak „będzie” i „musi”. Sprzedawcy, którzy mogą nie być w stanie spełnić jednego lub dwóch z tych kryteriów, mogą w ogóle nie składać oferty, jeśli uważają, że kryteria są absolutnie konieczne. Ważne jest, aby zwracać uwagę na używany język, zachowując potrzebne słowa, gdy są dokładne, i używając łagodniejszego języka, takiego jak pożądanie i opcjonalne, dla preferowanych funkcji.
Zanim jakiekolwiek propozycje zostaną faktycznie poproszone, dobrze jest również wiedzieć, jak będzie wyglądać idealna propozycja. Jeśli istnieje wiele aspektów, według których będą oceniane propozycje, na przykład jeśli będą oceniane pod względem ceny, terminowości i gęstości funkcji, miej wyobrażenie, ile z każdej z tych funkcji będzie ważone. Dowiedz się, jak oferta, która oferuje najniższą cenę, ale długi czas oczekiwania, będzie się porównać z propozycją, która jest dwa razy droższa, ale zajmuje o połowę mniej czasu. Pomoże to zmniejszyć zamieszanie i stres w dalszej części procesu.
Właściwie siadanie do napisania RFP może być dość bezbolesną i szybką procedurą po ułożeniu podstaw. We wstępie należy jedynie określić, dlaczego firma prosi o propozycje, oraz omówić resztę wniosku, w tym ważne kryteria i terminy. Zaproszenie do składania ofert powinno następnie obejmować, co musi mieć zwycięski wniosek, a następnie pożądane cechy i kryteria wyboru zwycięzcy, zwłaszcza jeśli istnieją ustalone kryteria wyboru. Następnie należy podać oś czasu, która określa różne daty testów porównawczych i ostateczny termin płatności. Wreszcie, RFP powinno dać wnioskodawcom wyobrażenie o tym, co będzie dalej, w tym, jak długo mogą czekać na odpowiedź i czy ci, którzy nie zostali wybrani, mogą spodziewać się odpowiedzi.