Telekomunikacja odnosi się do każdego rodzaju komunikacji, która umożliwia przesyłanie informacji na duże odległości. Przykładami telekomunikacji są usługi telefoniczne, Internet, wideokonferencje, a nawet telegrafy. W świecie biznesu telekomunikacja jest wykorzystywana do komunikowania się ze współpracownikami, współpracownikami i klientami. Zarządzanie kosztami telekomunikacyjnymi dotyczy analizy i optymalizacji wydatków związanych z telekomunikacją. Profesjonaliści, którzy angażują się w tę praktykę, zwykle koncentrują się na kosztach różnych usług, kosztach zakupu i utrzymania sprzętu i innych urządzeń telekomunikacyjnych oraz kontroli rachunków telekomunikacyjnych.
W wielu przypadkach firmy korzystające z usług telekomunikacyjnych mają do wyboru wielu różnych dostawców usług. Niektórzy dostawcy oferują usługi telefoniczne, internetowe i inne powiązane funkcje. Zarządzanie kosztami telekomunikacyjnymi może obejmować wycenę różnych usług pod kątem przystępności cenowej, a także porównywanie poziomu jakości i niezawodności usługi. Na przykład usługodawca może oferować niskie miesięczne opłaty za połączenie internetowe, ale jeśli połączenie jest wolne lub zostanie przerwane, może to prowadzić do utraty zysków dla firmy klienta, co sprawi, że korzystanie z usługodawcy będzie mniej opłacalne .
Zarządzanie kosztami telekomunikacyjnymi może również koncentrować się na kosztach zakupu i utrzymania odpowiedniego sprzętu i urządzeń. Urządzeniami tymi mogą być takie elementy, jak komputery, telefony, faksy i wszelkie inne elementy wyposażenia lub akcesoria, które odgrywają rolę w procesach telekomunikacyjnych. Specjalista zajmujący się zarządzaniem kosztami związanymi z tymi elementami fizycznymi może przeanalizować początkową cenę zakupu w porównaniu z jakością produktów oraz kosztami naprawy i części. Podobnie jak w przypadku zarządzania kosztami telekomunikacyjnymi związanymi z usługodawcami, tanio zakupiona pozycja może w dłuższej perspektywie kosztować więcej, jeśli się zepsuje i wymaga dużo pracy, co prowadzi do zwiększonych kosztów napraw i potencjalnej utraty zysków.
Innym ważnym czynnikiem w zarządzaniu kosztami telekomunikacyjnymi może być audyt. Może to być proces oceny, w jaki sposób rozdzielane są pieniądze przeznaczone na wydatki i jak wykorzystywane są zapasy. Audyt zarządzania kosztami telekomunikacyjnymi jest często wykorzystywany przez firmy i inne organizacje jako sposób na osiągnięcie wyższego poziomu przejrzystości w obserwowaniu, w jaki sposób płacą za swoje usługi telekomunikacyjne. Specjaliści w większych firmach i firmach dysponujących wieloma urządzeniami i wieloma różnymi lokalizacjami i podmiotami często mogą mieć trudności z jasnym zrozumieniem, w jaki sposób wykorzystywane są wydatki i usługi telekomunikacyjne oraz sprzęt. Skuteczny audyt może ujawnić możliwości obniżenia kosztów i umożliwić optymalizację usług telekomunikacyjnych.