W uproszczeniu zarządzanie wiedzą odnosi się do procesu pozyskiwania, organizowania, przechowywania, udostępniania i wykorzystywania wiedzy przez organizacje. Zarządzanie wiedzą to dziedzina zarządzania, której celem jest osiągnięcie optymalnych wyników biznesowych poprzez synergię ludzi, procesów i technologii w tworzeniu i dzieleniu się odpowiednią wiedzą.
Aby odnieść sukces w jakimkolwiek przedsięwzięciu, w tym biznesowym, wymagana jest wystarczająca wiedza. Zarządzanie wiedzą stało się konieczne, ponieważ przeszliśmy od społeczeństwa, w którym informacji było mało, do społeczeństwa, w którym jest nadmiar informacji. Dzisiejszym problemem nie jest na ogół zdobywanie informacji, ale decydowanie, których informacji użyć. Organizacje powinny zachować ostrożność w pozyskiwaniu odpowiednich danych i przetwarzaniu ich w ciągle zmieniającym się środowisku biznesowym. Dla firm równie ważne jest odrzucanie przestarzałych informacji i zdobywanie najnowszych informacji, aby przetrwać i zachować konkurencyjność.
Ponieważ technologia informacyjna zaprogramowała logikę, nie może wybierać i reinterpretować danych; może tylko pomóc w porządkowaniu, przechowywaniu i przesyłaniu danych. Udoskonalona technologia informacyjna odgrywa cenną rolę w przetwarzaniu danych, ale ma ograniczony zakres, jeśli chodzi o opracowywanie spostrzeżeń na podstawie dostępnych danych. Innymi słowy, technologia informacyjna nie może przekształcić danych i informacji w wiedzę. Samo posiadanie świetnej technologii nie daje najlepszych wyników przy braku wiedzy.
Kierownictwo i kierownictwo często określają, jakie informacje są przydatne i ważne dla organizacji i przekształcają je w wiedzę. Ta wiedza, która obejmuje również dane zewnętrzne, jest następnie udostępniana różnym sekcjom organizacji. Dzielenie się wytworzoną wiedzą jest podstawowym warunkiem zarządzania wiedzą. Wiedza o tym, co wiesz i czerpanie z tego korzyści, to robocza definicja zarządzania wiedzą.
Zarządzanie wiedzą polega na całym procesie identyfikowania odpowiednich danych i informacji, przekształcania ich w wiedzę i udostępniania tej wiedzy ludziom w całej organizacji. Aby zarządzanie wiedzą odniosło sukces w organizacji, ważne jest, aby ludzie wychwytujący i rozpowszechniający wiedzę pracowali w tandemie.