Zarządzanie zakupami to proces, którego firmy używają do zakupu zasobów ekonomicznych i wkładu biznesowego od dostawców lub dostawców. Proces ten pomaga firmom negocjować ceny i uzyskiwać najlepszej jakości surowce do procesów produkcyjnych. Mniejsze firmy zwykle nie mają działu poświęconego zaopatrzeniu, ponieważ prowadzą znacznie mniejsze operacje biznesowe. Zwykle właściciele małych firm lub przedsiębiorcy są odpowiedzialni za współpracę z dostawcami i dostawcami w celu uzyskania niezbędnych towarów do prowadzenia działalności gospodarczej. Większe firmy są w stanie kupować zasoby i wkłady w dużych ilościach; zakupy na dużą skalę zwykle wymagają procesu zarządzania zakupami.
Podstawowe zasoby gospodarcze zazwyczaj obejmują ziemię, pracę i kapitał. Grunty to zasoby fizyczne, z których korzystają firmy podczas produkcji towarów lub usług dla konsumentów. Zasoby fizyczne mogą obejmować zasoby naturalne, takie jak drewno, dzika przyroda lub łowiska oceaniczne. Firmy zazwyczaj wykorzystują zarządzanie zamówieniami do zawierania umów lub innych porozumień prawnych w celu zakupu prawa lub dostępu do zasobów naturalnych na potrzeby swojej działalności biznesowej. Firmy mogą również kupować już zebrane zasoby fizyczne od dostawców i sprzedawców.
Zarządzanie zamówieniami obejmuje również zatrudnianie siły roboczej do przekształcania zasobów fizycznych w produkty konsumpcyjne. Większość firm próbuje zatrudniać pracowników z bezpośrednim ogłoszeniem dostępnych ofert pracy za pośrednictwem stron internetowych, ogłoszeń prasowych lub innych tradycyjnych metod reklamowych. Rekruterzy lub headhunterzy mogą być wykorzystywani, jeśli firmy muszą znaleźć osoby o określonych umiejętnościach, wykształceniu lub doświadczeniu. Działy zasobów ludzkich są podstawową funkcją zarządzania zakupami przy zatrudnianiu pracowników. Do pełnienia tej funkcji często wykorzystywane są działy zasobów ludzkich, aby zapewnić przestrzeganie przepisów regionalnych podczas zatrudniania pracowników. Firmy mogą również wybrać usługi pracy tymczasowej jako źródło pracowników krótkoterminowych wykorzystywanych w procesach produkcyjnych firmy.
Zasoby kapitałowe firmy są również zazwyczaj pozyskiwane przez działy zarządzania zakupami. Osobami biorącymi udział w tym procesie mogą być księgowi, analitycy biznesowi lub menedżerowie finansowi odpowiedzialni za określenie właściwej kombinacji zadłużenia bankowego lub inwestycji kapitałowych w celu finansowania działalności firmy. Menedżerowie ds. zakupów często angażują w ten proces członków zespołu finansowego firmy, ponieważ złożone informacje finansowe często muszą być odpowiednio przedstawiane bankom lub inwestorom.
Firmy mogą zapewnić zniżki cen na wkłady biznesowe, kupując duże ilości zasobów gospodarczych od dostawców lub dostawców. Wykorzystanie kontraktów do ustalenia stałych cen przyszłych zakupów surowców może również obniżyć koszt ich nabycia. Kontrakty terminowe stanowią zabezpieczenie przed potencjalnym przyszłym wzrostem kosztów zasobów gospodarczych wykorzystywanych przez firmy do produkcji towarów lub usług konsumenckich.