System planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) to system informatyczny wdrażany przez firmę w celu zautomatyzowania wewnętrznych procesów i działań biznesowych. Zarządzanie zmianą ERP to specyficzny proces wdrażania nowego systemu po raz pierwszy lub zmiany z jednego systemu na drugi. Cały ten proces obejmuje dwie różne operacje na dużą skalę: integrację technologii informacyjnej i zarządzanie zmianą. Wielkość firmy zazwyczaj dyktuje proces zarządzania zmianami ERP, ponieważ system zawiera kilka różnych modułów lub sekcji.
Proces zarządzania zmianą może odbywać się wewnętrznie lub zewnętrznie. Zarządzanie zmianami wewnętrznymi będzie wiązało się z przeniesieniem personelu z codziennych czynności zawodowych do zespołu zarządzającego zmianą. Właściciele firm i menedżerowie zazwyczaj wybierają osoby, które mają szczególną wiedzę na temat systemu ERP lub innych działów biznesowych, które otrzymają nowy system. Duże firmy prowadzące skomplikowaną działalność biznesową często stosują to podejście, ponieważ mają personel do obsługi tego procesu.
Zewnętrzne zarządzanie zmianą ERP wymaga od firmy zatrudnienia konsultanta ds. zarządzania lub innego zespołu zarządzającego zmianą. Te osoby lub grupy zazwyczaj posiadają szczególną wiedzę lub doświadczenie w zakresie procesu zarządzania zmianą. Korzystanie z zewnętrznej grupy z zarządzaniem zmianami ERP może być bardziej korzystne, ponieważ cały proces obejmuje sprzęt i oprogramowanie technologii informatycznej.
Zainstalowanie zupełnie nowego systemu ERP, gdy firma nie ma poprzedniego systemu korporacyjnego, jest często łatwiejsze niż nadpisywanie starego. Starsze systemy mogą wymagać usunięcia starego oprogramowania lub pakietów sprzętowych. Nowsza technologia jest często trudna do zintegrowania ze starszymi systemami, co może skutkować wyższymi kosztami zarządzania zmianami. Ponadto sprzęt ze starszej technologii może mieć niewielką lub żadną wartość ratunkową. Firmy często tracą pieniądze, jeśli nie mogą sprzedać starego sprzętu.
Wdrożenie systemu ERP zwykle rozpoczyna się od jednego działu lub oddziału. W zależności od działalności firmy i branży lub sektora biznesowego właściciele firm i menedżerowie często zaczynają od obszaru o mniejszej objętości. Pozwala to firmie kontynuować główne operacje w całym procesie zarządzania zmianą ERP. Błędy i problemy można również szybko naprawiać bez zbyt wielu zakłóceń. Pracownicy mogą również być bardziej skłonni do pomocy w procesie zmian, jeśli czują się w nim bardziej komfortowo, a właściciele firm i menedżerowie pracują z pracownikami, a nie wokół nich.
Zarządzanie zmianą niekoniecznie jest procesem, który szybko się kończy. Zmiany lub dostosowania systemu ERP w przyszłych okresach będą często konieczne, aby zapewnić firmie maksymalizację wartości ERP. W przypadku korzystania z zewnętrznego zespołu zarządzającego zmianami, firma może potrzebować ciągłego wsparcia w zakresie analityków technicznych lub obsługi klienta. Pozwala to firmie współpracować z dostawcą ERP w celu rozwiązywania problemów i problemów.