Plany zarządzania zmianą muszą być dostosowane do każdej firmy i muszą uwzględniać potrzeby firmy i jej pracowników w czasie zmiany. Części planu zarządzania zmianą obejmują planowanie finansowe, planowanie logistyczne, planowanie siły roboczej i planowanie psychologiczne. Każda część planu zarządzania zmianą jest niezbędna do jego sukcesu i często zdarza się, że przeprowadzasz wszystkie cztery rodzaje planowania jednocześnie, aby jak najlepiej skoordynować zmianę. Jednym z istotnych kroków w każdym skutecznym planie zarządzania zmianą jest stworzenie rezerwy na błędy, która może obejmować rezerwy finansowe lub dodatkowy czas na rozwiązanie nieoczekiwanych problemów związanych ze zmianą.
Proste pierwsze kroki podczas opracowywania planu zarządzania zmianą obejmują wyznaczenie celów i kamieni milowych do pomiaru sukcesu. Cele mogą obejmować budżet, przewidywane daty zakończenia zmiany i szacunkowe korzyści, jakie firma powinna otrzymać po wprowadzeniu zmiany. Ustalenie celów finansowych i kamieni milowych na osi czasu może pomóc w ukierunkowaniu i mierzeniu postępu zmian. Upewnij się, że poświęciłeś czas w swoim planie na procesy, których ukończenie wymaga czasu, takie jak produkcja materiałów lub produktów niezbędnych do zmiany lub zmiany fizyczne, takie jak przeprowadzka lub przebudowa.
Inną ważną częścią planu zarządzania zmianą jest udostępnienie zasobów fizycznych dla zmiany na etapie zmiany, na którym są one potrzebne. Na przykład, jeśli szkolisz niektórych współpracowników w zakresie nowego programu komputerowego, a komputer nie dotrze na czas, aby administratorzy sieci mogli uruchomić system w celu przeszkolenia, może to spowodować opóźnienia, które wpłyną na ogólny sukces planu zarządzania zmianami . Planowanie zasobów może również obejmować planowanie siły roboczej potrzebnej do pracy fizycznej związanej ze zmianą, takiej jak przenoszenie mebli lub ustawianie boksów w budynku biurowym.
Nie wprowadzaj zmiany, zanim nie przedstawisz szczegółów finansowych zmiany. Skorzystaj z dokumentacji księgowej swojej firmy, aby uzyskać jasny obraz finansów firmy wchodzących w zmiany. Pomoże to nie tylko zaplanować wydatki w trakcie zmiany, ale także pomoże określić, czy wdrożenie zmiany zakończyło się sukcesem. Przejście do zmiany może być katastrofalne dla firmy, jeśli nie ma wystarczającej ilości pieniędzy, aby w pełni sfinansować zmianę. Budżetując i planując szczegóły finansowe dotyczące zmiany, możesz chronić się przed błędami finansowymi podczas zmiany, które mogą wpłynąć na produkcję i zakłócić bieg Twojej firmy.
Chociaż dotyczy to bardziej aspektów emocjonalnych niż sensu biznesowego, poświęcenie czasu na ludzkie i psychologiczne skutki zmian jest niezbędne do stworzenia skutecznego planu. Kiedy ludzie są wprowadzani w zmiany, muszą być przeszkoleni w zakresie korzystania z nowego systemu. Często mogą być zestresowani i mogą opierać się zmianie bezpośrednio lub odmawiając korzystania z nowego systemu. Zapobieganie ludzkim problemom ze zmianą zaczyna się od skutecznej komunikacji. Efektywna komunikacja to regularne spotkania, które odbywają się przynajmniej raz w tygodniu, efektywne szkolenia z informacją zwrotną oraz otwarte drzwi do osobistej komunikacji z pracownikami mającymi problemy ze zmianą.