Inkaso dokumentowe to proces, dzięki któremu importerzy i eksporterzy ułatwiają dokonywanie płatności. Aby rozpocząć proces, eksporterzy udają się do banku w swoim kraju i przedstawiają dokumenty inkasowe, które przedstawiają koszty wysyłki i inne koszty eksportu. Po dotarciu dokumentów do banku, w którym mieszkają importerzy, importerzy płacą swojemu bankowi, a on zwraca pieniądze do pierwszego banku, który płaci eksporterom. Podczas tego procesu banki odpowiadają jedynie za przesłanie dokumentów i odebranie pieniędzy. Jeżeli importerom nie uda się zapłacić lub odmówią zapłaty za inkasa dokumentowego, wówczas banki mogą pozwać w imieniu eksporterów, jeśli zostaną o to poproszeni, chociaż banki również mogą odmówić tej prośbie.
Pieniądze zwykle nie są przekazywane między importerami i eksporterami, dopóki towary nie zostaną wysłane lub dostarczone. Jednym ze sposobów dokonania tej płatności w odpowiednim czasie jest inkaso dokumentowe. Eksporterzy odwiedzają lokalny bank i przedstawiają świadectwo pochodzenia, konosament i inne dokumenty dotyczące kosztów wysyłki i eksportu. Bank ten przekazuje następnie dokumenty do lokalnego banku importerom.
Po przesłaniu dokumentów importerzy odwiedzają swój lokalny bank i płacą bankowi za koszty wysyłki. Bank często posiada również dokumenty tytułowe, których importerzy potrzebują, aby legalnie posiadać importowane przedmioty. Kiedy importerzy płacą koszty wysyłki, bank przekazuje pieniądze do banku eksporterów.
W przypadku niektórych dokumentów kredytowych używanych między importerami a eksporterami zaangażowane banki dają gwarancje, że strony zapłacą. W przypadku korzystania z inkasa dokumentowego banki nie udzielają takiej gwarancji. Ten brak gwarancji sprawia, że mniej prawdopodobne jest, że stracą pieniądze, więc ten dokument jest zazwyczaj tańszy niż inne dokumenty kredytowe, co prowadzi do powszechnego korzystania z niego przez zaufane strony. Jednocześnie korzystanie z tej formy płatności między nowymi dla siebie stronami może być złym pomysłem, ponieważ brak gwarancji może spowodować utratę pieniędzy przez eksportera.
Chociaż banki nie dają gwarancji otrzymania płatności, mogą pozwać importerów za odmowę zapłaty inkasa dokumentowego. Importerzy mogą odmówić zapłaty, ponieważ nie chcą wykorzystać swoich pieniędzy lub ponieważ nie chcą przyjąć importowanych towarów; bez względu na przyczynę banki mogą pozwać ich za niepłacenie. Odbywa się to tylko w imieniu eksporterów, którzy muszą zainicjować ten proces. Banki nie wniosą pozwu, chyba że poproszą ich o to eksporterzy, a nawet wtedy niektóre banki mogą odrzucić tę prośbę.