Należności nieściągalne odnoszą się do niespłaconych długów, których firma nie spodziewa się odzyskać. Zamiast trzymać je w swoich księgach, firma może zdecydować się na ich spisanie, rejestrując to dla celów finansowych, aby organy podatkowe i akcjonariusze byli świadomi sytuacji. Stanowi to stratę dla firmy, ponieważ dostarczała produkty i usługi bez zapłaty za nie. Podczas spisywania kont nieściągalnych należy przestrzegać specjalnych procedur.
Uprawnienie do zapisywania takich rachunków jest zwykle ograniczone do wysokich rangą urzędników w firmie lub agencji rządowej. Zmniejsza to ryzyko nadużyć i tworzy jasny łańcuch dowodzenia. Poszczególne podmioty posiadają również procedury określające, kiedy rachunki można zaklasyfikować jako nieściągalne. Przestrzeganie zasad ułatwia firmom zachowanie spójności w postępowaniu z nieściągalnymi należnościami, aby uniknąć zarzutów o faworyzowanie lub podejmowanie złych decyzji biznesowych.
W niektórych przypadkach agencja windykacyjna, której zadaniem jest odzyskanie raportów pieniężnych i informuje firmę, że nie może zebrać. Może to być spowodowane tym, że ktoś odmawia zapłaty, zmienił miejsce zamieszkania i nie można go wyśledzić lub nieuczciwie uzyskał kredyt, co uniemożliwia ustalenie, kto jest za to odpowiedzialny. Tego rodzaju nieściągalne należności są ścigane do czasu, aż okaże się, że firma nie będzie w stanie zebrać środków.
Jeżeli dłużnik ogłosi upadłość, może to skutkować decyzją o uznaniu zaległego zadłużenia za nieściągalne. Wiele form zadłużenia jest usuwanych w postępowaniu upadłościowym, aby zapewnić możliwość reorganizacji finansów i rozpoczęcia od nowa. Dodatkowo firmy mogą uznać, że koszt odzyskania pieniędzy nie jest wart poniesionego wydatku, w takim przypadku odpisują dług. Dzięki temu mogą działać wydajniej, eliminując drogie długi, których rozwiązanie jest mało prawdopodobne.
Inne rodzaje nieściągalnych należności obejmują te podlegające sprawom sądowym, w których firma przegrała. Spółka mogła pozwać o spłatę tylko po to, by sędzia wydał wyrok na korzyść pozwanego. W tej sytuacji nie ma orzeczenia sądowego do wyegzekwowania salda i nie ma realnych szans na odzyskanie pieniędzy. Spisanie konta może pozwolić firmie iść naprzód i dostosować ewidencję księgową, aby stworzyć dokładniejszy obraz zaległych należności.
Zwrócenie uwagi na obecność nieściągalnych należności jest ważne. Zwykle firmy traktują należności jako przewidywany dochód, który mogą wykorzystać na inwestycje i inne działania. Jeśli rachunki są prowadzone w księgach, ale jest mało prawdopodobne, aby wypłaciły, może to stworzyć fałszywy wskaźnik kwoty pieniędzy, jakiej firma może oczekiwać w ciągu najbliższych miesięcy.