Kwota, jaką pracodawca płaci pracownikowi, może być niższa niż rzeczywiste wynagrodzenie z powodu obowiązkowych potrąceń podatku od wynagrodzenia. W USA opłaty te muszą być zgodne ze stanowymi i federalnymi przepisami dotyczącymi wynagrodzeń. Powszechne podatki od wynagrodzeń obejmują stanowy podatek od bezrobocia, podatek dochodowy oraz opłatę na podstawie amerykańskiej ustawy o federalnej składce ubezpieczeniowej, znanej również jako FICA. Rzeczywista kwota odliczenia dla każdego z tych podatków jest zwykle obliczana na podstawie wynagrodzenia pracownika.
Przepisy podatkowe FICA zostały uchwalone w 1937 roku. Te potrącenia od wynagrodzeń miały na celu pomóc pracownikom w pokryciu kosztów emerytury, świadczeniach medycznych i zapewnieniu płatności osobom, które stały się niepełnosprawne. Fundusze z FICA ostatecznie przekształciły się w nowoczesne instytucje znane jako Social Security, Medicare i niepełnosprawność pracowników. Social Security to emerytura finansowana z podatków, a Medicare to opłacana przez rząd opieka zdrowotna dla osób w wieku 65 lat i starszych. Zgodnie z przepisami o niepełnosprawności pracownicy, którzy doznali obrażeń lub zachorowali i nie mogą pracować, mogą otrzymać stypendium na pokrycie kosztów niepełnosprawności.
W obecnym amerykańskim systemie pracodawcy działają jako agenci dla rządowych agencji podatkowych, wykorzystując potrącenia podatku od wynagrodzenia, aby usunąć odpowiednią kwotę pieniędzy z każdej wypłaty, a następnie przekazują te środki do agencji rządowych odbiorców. Podatki od wynagrodzeń są rozliczane na bieżąco. Oznacza to, że pracodawcy odliczają podatek dochodowy od pracowników za każdy okres rozliczeniowy, który może być tygodniowy, dwutygodniowy lub miesięczny. Pracodawcy wykorzystują trzy czynniki, aby obliczyć, ile podatku należy odjąć od wypłaty: dodatki, łączne zarobki i długość okresu wynagrodzenia.
Pracodawcy ustalają zasiłki dla każdego pracownika, gdy pracownicy wypełniają zaświadczenie o zasiłku dla pracownika, znane również jako formularz podatkowy W-4, gdy są zatrudniani. Zasiłki obejmują samą pracownicę, jej współmałżonka, każde z jej dzieci oraz wszelkie inne osoby pozostające na jej utrzymaniu. Internal Revenue Service (IRS) dostarcza pracodawcom aktualne tabele potrąceń, które wskazują odliczenia podatku od wynagrodzenia dla każdego poziomu wynagrodzenia i dodatku. Pracodawcy następnie zatrzymują część wynagrodzenia pracownika wskazaną w tabeli potrąceń IRS i ostatecznie przekazują te środki rządowi.
Federalna ustawa o podatku od bezrobocia (FUTA) to program częściowo finansowany przez Urząd Ubezpieczeń Społecznych. FUTA, czasami nazywana po prostu „bezrobociem”, zapewnia ograniczone wypłaty pracownikom, którzy stracą pracę nie z własnej winy. Pracodawcy płacą federalną część podatku od bezrobocia, ale płatność jest oparta na wysokości wynagrodzenia wypłacanego pracownikom. Pracodawcy z historią niestabilnego zatrudnienia mogą płacić wyższą stawkę podatku od bezrobocia.