Rozliczenia międzyokresowe to pozycje, które firma zaksięguje w swojej księdze rachunkowej, ale nie zapłaciła za nie gotówką. To zasadniczo stanowi zobowiązanie w księdze przedsiębiorstwa. Na przykład firma może ponosić opłaty za media, ale cykl rozliczeniowy dla wielu przedsiębiorstw użyteczności publicznej oznacza, że wydatek nie jest rejestrowany w księgach rachunkowych firmy. Kierownik księgowości oszacuje zatem wydatki na media i naliczy ich kwotę.
Wiele firm nalicza wydatki, aby stworzyć dokładny obraz swoich dochodów netto. Rachunek zysków i strat obejmuje wszystkie przychody ze sprzedaży, koszty sprzedanych towarów i wydatki za określony okres czasu. Nieuwzględnienie wszystkich wydatków za okres rozliczeniowy będzie skutkowało wyższym dochodem netto wykazanym za okres rozliczeniowy. Może to wprowadzić w błąd inwestorów lub innych interesariuszy, którzy sądzą, że firma wygenerowała większy dochód niż w rzeczywistości. Właściciele firm i menedżerowie również mogą mieć problemy z przeglądaniem tych informacji z historycznego punktu widzenia. Nieraportowanie rozliczeń międzyokresowych kosztów może spowodować, że kierownictwo firmy będzie uważać, że określony okres czasu jest bardziej opłacalny niż inne.
W dziedzinie rachunkowości istnieje wiele rodzajów rozliczeń międzyokresowych. Do tej kategorii często należą pensje, podatki dochodowe lub od wynagrodzeń, odsetki, media i inne koszty operacyjne. Chociaż niekoniecznie jest to zła rzecz, naliczone wydatki mogą być oznaką złych praktyk księgowych. Zasadniczo naliczanie pozycji do księgi rachunkowej wskazuje, że firma nie ma wystarczających informacji do rejestrowania transakcji lub ma opóźnienia w obiegu księgowym. Po stronie wydatków dział rozrachunków z dostawcami odpowiada za opłacanie rachunków i ewidencjonowanie wydatków. Firmy, które generują zbyt wiele pozycji wydatków, mogą wskazywać na problemy z przepływem środków pieniężnych w firmie.
Firmy, które rejestrują różne naliczone wydatki, mogą również skończyć z koniecznością korygowania swojej księgi rachunkowej pod kątem wszelkich błędów obliczeniowych. Wiele rozliczeń międzyokresowych to szacunki oczekiwanych wydatków. Niezastosowanie właściwej formuły lub zapisanie nieprawidłowej kwoty może spowodować pozostawienie kwoty w dolarach w księdze rachunkowej. Ponieważ naliczenie stanowi zobowiązanie, pozostałe kwoty wskazują, że firma nadal jest winna pieniądze sprzedawcy, dostawcy, agencji rządowej lub pracownikowi. Na przykład, jeśli kierownik księgowości szacuje wydatki na usługi komunalne w wysokości 1,000 USD (USD), ale w rzeczywistości rachunek wynosi 950 USD, na koncie memoriałowym pozostanie 50 USD. Firmy, które nie wyczyszczą kont, zostawią to w księdze rachunkowej i zgłoszą te dodatkowe 50 USD jako należne od firmy.