Zaopatrzenie w usługi to proces identyfikacji, oceny i uzyskiwania różnych rodzajów usług, które są ważne dla ogólnego funkcjonowania firmy. W wielu przypadkach ten proces zakupów realizowany jest z wykorzystaniem własnych zasobów. Jednak firmy mogą również wykorzystywać systemy zaopatrzenia i konsultantów do lokalizowania i zamawiania potrzebnych im usług.
Istnieje wiele różnych rodzajów usług, których firma może potrzebować do prawidłowego funkcjonowania. Zabezpieczanie usług komunikacyjnych, takich jak usługi telefoniczne, międzymiastowe, komórkowe i internetowe, jest często ważne dla firm każdej wielkości. Ponadto firma może korzystać z innych usług, takich jak konserwacja komputerów i serwerów, marketing i public relations oraz masowe drukowanie i usługi pocztowe.
W dużych korporacjach centralny dział zakupów często obsługuje proces zakupu usług. Ten dział jest odpowiedzialny za znajdowanie potencjalnych dostawców, którzy mogą zapewnić potrzebne usługi, porównywanie ich usług z usługami konkurencji i negocjowanie najlepszych możliwych warunków. Agenci i menedżerowie ds. zakupów często mają uprawnienia do zawierania umów o zaopatrzenie z dostawcami, o ile umowy te są zgodne ze standardami i przepisami firmy. Kiedy dział zakupów jest częścią struktury korporacyjnej, wszystkie inne działy składają wnioski o nowe usługi do agenta ds. zakupów, zamiast szukać usług na własną rękę.
Mniejsze firmy czasami zarządzają zamówieniami na usługi, przyznając kierownikom działów uprawnienia do samodzielnego poszukiwania usług. W tym scenariuszu pierwszy kontakt z potencjalnym dostawcą ma zwykle kierownik działu. Po ustaleniu, że firma skorzystałaby na nawiązaniu współpracy z dostawcą, główny decydent, taki jak właściciel lub prezes firmy, zobowiązuje firmę do zawarcia umowy o zaopatrzenie z dostawcą.
Trzecią alternatywą w zamówieniach na usługi jest powierzenie tej funkcji przedstawicielowi lub konsultantowi. Konsultant ocenia potrzeby swojego klienta, a następnie identyfikuje potencjalnych dostawców do świadczenia tych usług, które są potrzebne lub pożądane. Dzięki takiemu podejściu konsultant zajmuje się całą kontrolą i kwalifikacją dostawców. Często obejmuje to również negocjowanie najlepszej możliwej umowy serwisowej w imieniu klienta. Jednak konsultanci rzadko są w stanie zobowiązać się do zawarcia umowy dla swoich klientów. Zamiast tego klient musi podjąć to zobowiązanie po rozmowie z konsultantem.
Zakup usług we wszystkich formach ma na celu uzyskanie najwyższej jakości usług biznesowych po możliwie najniższej cenie. Tego typu proces zakupowy, prowadzony w sposób logiczny i odpowiedzialny, może zaoszczędzić każdej firmie wiele pieniędzy. W tym celu istnieje szereg możliwości edukacyjnych, w tym seminaria i warsztaty, które mogą pomóc specjalistom ds. zakupów w doskonaleniu umiejętności skutecznego angażowania się w zadania związane z zakupem usług.